por Frank Mengert, fundador y CEO de EBM
La temporada de inscripción abierta puede ser un período agitado tanto para los empleados como para los departamentos de fortuna humanos. Es esa época del año cuando los empleados pueden inscribirse o ajustar sus paquetes de beneficios, cubriendo todo, desde planes de vitalidad y dentales hasta seguros de vida y visión.
Cedido que esta es a menudo la única oportunidad que los empleados tienen que hacer cambios en sus planes, apartado de los eventos de vida significativos como adicionar nuevos dependientes, los equipos de fortuna humanos a menudo pueden estar empantanados con muchas tareas para realizar en poco tiempo. Y perder plazos importantes rara vez es una opción, ya que las empresas tienen una ventana limitada para obtener actualizaciones necesarias de los empleados para sus operadores.
Si aceptablemente estos períodos pueden ser un poco estresantes y exigentes para algunas empresas, hay formas en que los equipos pueden hacer que esta época del año sea mucho menos riguroso. Con un poco de previsión y iniciativas de planificación aceptablemente ejecutadas, puede simplificar su proceso de inscripción abierta y crear una experiencia mucho más positiva para todos los involucrados.
Planificación y preparación previa a la inscripción
Cuando se comercio de la inscripción abierta, es una buena idea que la pelota enrolle más temprano que tarde. Esto permite a los equipos mucho tiempo para la preparación y Asegura que la comunicación no sea apresurada Mientras mantiene un búfer de sincronización en caso de que necesite solucionar cualquier problema antiguamente de que se fiordo la ventana de inscripción auténtico. Esta es una excelente forma de evitar sufrir ese caos de postrer minuto que agrega más estrés a los equipos de fortuna humanos mientras manejan sus Delegación de beneficios.
Una buena regla caudillo al planificar la inscripción abierta es anunciar los próximos procedimientos de apoyo a todos los empleados al menos seis a ocho semanas antiguamente de que comience. Pero planificar incluso tres meses no es raro para muchas organizaciones más grandes.
En este punto, es importante que los miembros de su equipo conozcan las fechas importantes, los plazos, las opciones de beneficios y cualquier cambio en comparación con el año preparatorio. Darles un amplio aviso con anticipación les permite hacer preguntas o expresar cualquier inquietud, asegurándose de que estén aceptablemente preparados para los procedimientos de beneficios requeridos.
Una vez que haya hecho el anuncio original, continúe enviando recordatorios a medida que el período de inscripción se acerca y durante la ventana de inscripción en sí. Debe usar una variedad de métodos de comunicación diferentes al hacer esto para cerciorarse de que todos los reciban. Esto podría incluir el uso de boletines internos, correos electrónicos o la intranet de su empresa. Lo importante para rememorar es que sus mensajes de notificación deben ser cortos y al cereal. Insistir a todos con demasiada información a la vez puede ser confuso y contraproducente.
Aumentar la décimo de los empleados
Aunque la inscripción pasiva, lo que significa que los empleados simplemente dejan que sus opciones de cobertura se renovan automáticamente sin revisión, puede parecer un capital de tiempo, no es el enfoque más efectivo. La inscripción activa asegura que se preste la atención correcta a los empleados desde el principio. Al exigirles que revisen todas sus selecciones anteriores y las sopesen con sus micción actuales, es mucho más probable que los empleados estén satisfechos con sus elecciones a medida que avanza el año y no se arrepiente de su desidia de atención.
La educación de los beneficios para los empleados asimismo puede ayudar mejorar los niveles de compromiso de los empleados Durante la inscripción abierta. Los seminarios web, por ejemplo, alojados por los corredores de beneficios pueden ofrecer una visión caudillo más completa de las diferentes opciones de beneficios y acometer las preguntas frecuentes relacionadas con la cobertura de atención médica natural, los niveles de cobertura y los costos asociados.
Las consultas individuales por teléfono con un experto en beneficios asimismo pueden ayudar a elogiar un apoyo más personalizado para los empleados. Los centros de llamadas de beneficios pueden ser un gran memorial para obtener más información o obtener más orientación sobre temas relacionados con los beneficios. Esta asimismo es una excelente forma de aminorar la carga de trabajo administrativa en el sección de fortuna humanos, que puede centrarse en otras iniciativas importantes en ocupación de reponer múltiples preguntas de los empleados.
Para los empleados que prefieren un enfoque de supermercado para nominar sus opciones de cobertura, las herramientas de soporte de decisiones como calculadoras de primas mensuales o cuadros de comparación de planes asimismo son muy beneficiosas. Estas herramientas permiten a los empleados evaluar sus opciones en su propio tiempo y en función de sus circunstancias individuales.
Construyendo asociaciones fuertes
Los períodos de inscripción abierta pueden tener su propio conjunto de desafíos para los diferentes tipos de empresas. Tener un socio tecnológico que se especialice en la dependencia de beneficios puede ser un memorial valioso durante este período. Estos socios ayudan a las empresas a implementar soluciones tecnológicas que simplifican la administración de beneficios y crean procedimientos de fortuna humanos más eficientes.
Un gran socio tecnológico asimismo puede ayudar a elogiar apoyo continuo para ayudar a acometer cualquier problema que pueda surgir durante el año. Este soporte puede ser invaluable, ya que permite a las empresas optimizar su organización de administración de beneficios y anticipar desafíos potenciales antiguamente de que la inscripción abierta incluso comience, en ocupación de esperar y reaccionar a los problemas luego de que sucedan.
Revise el rendimiento anual y realice mejoras
Luego de que finaliza el período de inscripción coetáneo, es importante comenzar a prepararse para el subsiguiente tan pronto como tenga sentido. Esto incluye Revisar cualquier cambio en los beneficios de los empleados requeridos legalmente Cada año, así como establecer objetivos con anticipación para mejorar los procesos de inscripción abierta.
Debe establecer objetivos específicos y medibles, como aminorar el número de errores, aumentar la satisfacción de los empleados con el proceso de selección de beneficios o obtener tasas de uso más equilibradas para todos sus tipos de proposición.
Una forma de hacerlo es documentando sus indicadores secreto de rendimiento y rastreando su progreso durante todo el año para cerciorarse de cumplir con todos sus objetivos. Algunas métricas importantes a considerar incluyen porcentajes de inscripción, puntajes de satisfacción de los empleados y el número de responsabilidades de fortuna humanos que se manejan manualmente en comparación con las que están automatizadas.
Asegúrese de que en realidad esté utilizando la información recopilada de los comentarios de los empleados o sus métricas rastreadas para realizar mejoras continuas en sus procesos de inscripción abierta.
Ayude mejor a preparar su negocio para la inscripción abierta
Advenir por períodos anuales de inscripción abierta puede ser un desafío sin el plan correcto en su ocupación. Sin requisa, adoptar un enfoque más proactivo ayudará a los equipos de fortuna humanos a identificar y resolver problemas potenciales mucho antiguamente, ayudando a proporcionar una experiencia más suave para todos los involucrados en el proceso.
Frank Mengert continúa encontrando el éxito al detectar oportunidades donde otros no ven mínimo. Como fundador y CEO de EBM, un proveedor líder de soluciones de beneficios para empleados, Frank ha construido el negocio al cerrar la brecha entre el seguro y las soluciones de tecnología para corredores, consultores, transportistas y empleadores en todo el país.
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