Un registro de retribución incluye datos de cuota vitales que necesita para asegurar los pagos precisos de los empleados y surtir el cumplimiento. Asimismo juega un papel crucial en la planificación financiera y el presupuesto, lo que le ayuda a rastrear los costos laborales y monitorear los cambios con el tiempo.
Incluido como un documentación habitual en la mayoría del software de retribución, un registro de retribución es un documento que contiene todos los detalles de cuota de los empleados para un período de cuota específico. Este registro detallado le facilita mandar impuestos trimestrales, hacer depósitos de impuestos de retribución y proporcionar información a la Sucursal del Seguro Social (SSA) y al Servicio de Impuestos Internos (IRS).
Por qué su negocio necesita un registro de retribución
Ahora que sabe la respuesta a la pregunta “¿Qué es un registro de retribución”, su próxima puede ser: “¿Por qué debería usarla?” Al hacer retribución, no solo está pagando a los empleados, sino que además debe retener impuestos e informar información a la SSA e IRS. Un registro de retribución puede ayudar con eso y más. Ofrece varios beneficios:
- Precisión y transparencia: Asegura que obtenga un registro detallado de los datos salariales de sus trabajadores para cada período de cuota, proporcionando un registro transparente para los empleados y la dirección. Esta transparencia genera confianza con sus trabajadores y lo ayuda a surtir registros financieros claros y precisos.
- Cumplimiento constitucional: Las leyes laborales y fiscales requieren que las empresas mantengan informes detallados de retribución. Un registro de retribución ayuda a cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros federales y estatales, como completar los pagos del Formulario 941 (impuesto trimestral) de su empresa. Esto lo ahorra de posibles complicaciones legales y sanciones en el futuro.
- Planificación financiera y presupuesto: Tener una imagen clara de sus costos laborales totales es invaluable cuando se comercio de planificación financiera y presupuesto. Al comprender sus gastos de retribución, puede calcular el efectivo requerido para sufragar a los empleados y cubrir los depósitos de impuestos de la retribución. Asimismo le ayuda a tomar decisiones informadas relacionadas con el presupuesto sobre la contratación, los salarios y los beneficios.
- Preparación de auditoría: En el caso de las auditorías, deberá proporcionar registros detallados de retribución. Un registro integral de retribución le permite proporcionar fácilmente esta información a los auditores, reduciendo el estrés y el peligro de multas o sanciones.
Tenga en cuenta que los registros de retribución solo tendrán información precisa si ha ingresado los datos correctos. Para acortar los errores de las entradas manuales, use un sistema de retribución como Paladar. Calcula automáticamente todos los pagos y deducciones y genera los informes de retribución necesarios. Para obtener más información, lea nuestra revisión de Paladar o consulte su sitio web.
¿Qué hay en un registro de retribución?
Aquí están los datos que generalmente debe ver en su registro de retribución:
- Nombre de cada empleado
- Período de cuota
- Data de cuota
- Horas regulares trabajadas para cada empleado
- Horas extra trabajadas para cada empleado, si corresponde
- La tasa de cuota de cada empleado
- Las ganancias de cada empleado para horas regulares y de tiempo extra trabajaron
- El salario bruto de cada empleado
- Impuestos federales, estatales y locales retenidos
- Parte de los empleados de la seguridad social y los impuestos de Medicare
- Parte del empleador de los impuestos de FICA anteriores
- Cualquier otra deducción de retribución aplicable
- El cuota neto de cada empleado
- Contribuciones de beneficios del empleador, si corresponde
Por otra parte de los datos específicos del empleado que se muestran anteriormente, además verá totales en su registro de retribución para cada cadena de pedido. Muestra el total de horas funcionadas para todos los miembros del equipo, incluido el cuota bruto total del período de cuota, lo que le permite calcular los costos generales de invertir a su equipo.
Puede anexar otra información, como detalles de tiempo excarcelado o reposo/abuso por enfermedad. Incluso puede tener diferentes formatos dependiendo de los tipos de empleados que tenga. Digamos que solo tiene empleados exentos que no son elegibles para el cuota de horas extras. Puede eliminar las horas extra y los detalles de cuota de horas extras de su documentación.
Luego de detallar estructuras de registro de retribución para ejecuciones de cuota específicas, asegúrese de que estos cumplan con los requisitos de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Los informes deben incluir la identificación de la información de los empleados, como su nombre completo, horas trabajadas para cada período de cuota, tasa de cuota, impuestos retenidos, fechas del período de cuota y vencimiento de cuota y frecuencia de cuota.
El FLSA además requiere que cada empleador cubierto mantenga registros de retribución durante al menos tres abriles. Si correctamente no exige que use un registro de retribución, es simplemente un ajuste natural hacerlo.
Registro de retribución vs Revista de retribución vs Prontuario salarial
Los registros de retribución, las revistas de retribución y los resúmenes salariales pueden ser terminologías de retribución que ha escuchado ayer. Estos tres pueden sonar similar, pero cada uno contiene información sutilmente diferente. Por otra parte, las personas específicas en la estructura solo pueden conseguir a estos informes.
Las mejores prácticas para usar un registro de retribución
Este documentación de retribución es más que una utensilio de mantenimiento de registros; Asimismo es un memorial táctico. Aquí hay cuatro formas de usarlo de guisa efectiva:
Reconciliación de retribución
Use el registro para conciliar los datos de la retribución con los estados del tira y los registros financieros. Compare los totales del documentación con la cantidad que pagó a los empleados, agencias fiscales y proveedores de atención médica o pensión. Esto garantiza que todos los pagos se tengan en cuenta y ayuden a identificar las discrepancias temprano.
Controles de cumplimiento
Revise regularmente el registro para asegurar el cumplimiento de la retribución. Verifique que todas las deducciones requeridas, las horas regulares y de tiempo extra, y los cálculos de cuota sean correctos.
Asimismo debe realizar un seguimiento de las fechas efectivas de las leyes laborales nuevas o revisadas y las regulaciones federales. Esto es crucial para asegurar que haya capturado todos los cambios relacionados con el cuota, como los ajustes a los impuestos de FICA y las tasas de salario intrascendente, en el período salarial correcto. No implementar cambios en las tasas salariales mínimas a tiempo puede conducir a costosos salarios y multas.
Corroborar la información de los empleados
Puede usar el registro de retribución para repasar si contiene los detalles correctos del empleado, como tasas de cuota, deducciones de beneficios, pagos de bonos y pagos de consejos. No olvide revisar la información fiscal de cada trabajador, especialmente si procesa la retribución de varios estados.
Es posible que deba conseguir a varios software o informes para auditar información relacionada con la retribución de los empleados. Si usa un sistema de retribución, puede obtener la mayoría de los datos de allí. Si incluye reclamos de reembolso de gastos en sus ejecuciones salariales, puede obtener un documentación de su equipo de contabilidad o sistema de contabilidad. Asimismo puede repasar un aliciente de reembolso actual para comparar el monto aceptado con el monto pagado al trabajador por el período de cuota específico.
Descomposición de tendencias
Busque patrones en los datos de la retribución, como mayores costos de horas extras en departamentos específicos o cambios en las tasas de facturación de los empleados. Asimismo puede mostrar cuánto cuestan los beneficios de su empresa a medida que aumenta su personal. Esta información puede ayudarlo a identificar áreas para mejorar y optimizar la administración de su fuerza gremial.
Registro de retribución Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)
Sí, deberías. Puede usar un registro de retribución para auditorías o para identificar el boleto que necesita para reservar para los pagos e impuestos de los empleados. Asimismo es una buena utensilio para rastrear todas las transacciones relacionadas con la retribución y promover la transparencia en torno a la compensación de los empleados.
Un sistema de retribución puede ocasionar fácilmente el registro de retribución que necesita. Pero si no usa uno, puede crear esto manualmente. Sin secuestro, no lo recomiendo si tiene más de cinco empleados. Dados los muchos detalles que necesita para rastrear e insumos manualmente para cada empleado, como salarios, horas trabajadas, deducciones e impuestos, la probabilidad de cometer errores aumenta significativamente.
Un registro de retribución no incluye información sobre la descripción del trabajo del empleado, el título del puesto, la vencimiento de locación y los datos de contacto. Siquiera incluye estimaciones para futuros gastos de retribución o deducciones esperadas.
Es esencial afrontar estos errores e inconsistencias de inmediato para surtir registros financieros precisos y asegurar una compensación torneo de los empleados. Dependiendo de la naturaleza del error, es posible que deba refrescar la tasa de cuota de un empleado, las horas correctas trabajadas o ajustar una deducción de impuestos. Asimismo puede ser útil revisar los procesos de su retribución para identificar cómo ocurrió el error e implementar medidas para evitar errores similares en el futuro.
