Un CDJ ayuda a los contabilidades a rastrear las transacciones de efectivo salientes de modo competente, eliminando la carencia de entradas repetitivas en el Militar Journal (GJ). En zona de imprimir cada suscripción por separado, resume todos los desembolsos al final del período contable y los registra como una sola entrada compuesta en el GJ. Este proceso optimiza la contabilidad, reduce la exceso y mantiene los registros financieros organizados.
Plantilla de revista de desembolso de efectivo de balde
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Es esencial tener una cuenta de Google para usar esta plantilla. Haga clic en Copiar en las hojas de Google y será redirigido al archivo. En el menú Archivo, seleccione hacer una copia para retener un archivo en su mecanismo.
A continuación, discutiré cómo puede usar la función de tabla de Google Sheets para rastrear todos los pagos en efectivo. Si quieres formarse ahora, salte a la sección CDJ a través de Google Sheets.
Uso del diario de desembolso en efectivo
Como se mencionó anteriormente, el CDJ optimiza la impresión de todos los desembolsos en efectivo. Mientras haya una salida de efectivo, debe grabarse en el CDJ.
Sin un CDJ, el GJ se verá así:
Imagine ser el contador responsable de registrar todas las transacciones en el GJ. Ahora, el manejo de imágenes al menos 100 entradas de desembolso en efectivo todos los días. ¡Esa es una avalancha de datos financieros! Incluso para un contador hábil, mantenerse al día con este tamaño significaría advenir más de un mes solo imprimir y conciliar las horizontes de efectivo.
La gran carga de trabajo no solo exige, es abrumadora. Sin apoyo adicional o algún tipo de racionalización en la impresión, los errores son inevitables, los plazos se acumulan y la precisión financiera se ve afectado. Ahí es donde entra el CDJ. Ilustraré cómo se verían las transacciones en un CDJ.
Comprender las partes del CDJ
En su forma más básica, el diario de desembolso en efectivo debe al menos tener las siguientes columnas:
- Plazo: La aniversario debe ser cuando ocurrió la transacción, no cuando se registró.
- Árbitro. No.: Es la error de “número de relato”, que se refiere a cualquier número que pueda obtener la entrada (por ejemplo, el número de comprobación, el número de extracto o la ID de transacción).
- Tenedor: El beneficiario es el individuo o la empresa que recibe el suscripción.
- Cuenta debitada: Esto se refiere a la cuenta de gastos o activos que recibe el cargo cuando se realiza un suscripción.
- Cantidad: Esta es la cantidad de desembolso en efectivo.
- Correo. Árbitro.: Es corto para “imprimir relato”, que conecta cada transacción en el CDJ a su cuenta correspondiente en el compendio decano (GL). El número en esta columna es el número de cuenta del descriptivo de cuentas que coincide con la cuenta debitada para la transacción.
- Otros, Dr. (Cr.): Esta columna se usa cuando una sola transacción afecta a múltiples cuentas.
- Otros, Dr. (débito): Esto registra débitos adicionales más allá de la columna de la cuenta principal debitada, como los gastos de intereses al remunerar un préstamo.
- Otros, Cr. (Crédito): Esto registra créditos adicionales, aunque es menos global en un CDJ ya que la mayoría de las entradas implican pagos en efectivo.
- Notas: Estos son memorandos o descripciones relevantes para la transacción. Proporcionan información adicional que puede arrojar luz sobre la naturaleza de la transacción. Si proporcionadamente este es un campo opcional, le recomiendo que llene esto cuando la entrada de CDJ está fuera de lo global.
Hacer entradas en el CDJ
Ahora que he explicado las columnas en el CDJ, te mostraré cómo hacer entradas. Para una relato rápida, he incluido datos de transacción por entrada para que no tenga que retornar a pasarse el GJ previo.
Nota: Saltaré la columna de número de relato para brevedad.
1 de enero: compró $ 250 en suministros de Macy’s Emporium
- La compañía compró suministros de Macy’s Emporium (Tenedor).
- En el Cuenta debitada columna, la compañía especificó qué cuenta se cargó (Suministros).
- Para proporcionar la publicación, el Post advertencia. la columna debe incluir el número de cuenta desde Claro de cuentas. En este ejemplo, usé 1305 Para la cuenta de suministros, pero en su negocio, debe consultar su propio descriptivo de cuentas y usar el número asignado a esa cuenta.
2 de enero: pagó $ 65 por el remesa de FedEx por productos vendidos a Max Jones, un cliente de Nueva York
- ¿Por qué el beneficiario de FedEx y no Max Jones? Si presta mucha atención, la compañía pagó a FedEx por el remesa a Max Jones.
- El número de relato de publicación 6022 es solo por ilustración.
2 de enero: reembolsó a Justin Lim, el oficial de marketing de la compañía, que compró una computadora portátil de trabajo de Greg’s Gadgets por $ 2,000 porque usó su maleable de crédito personal para la operación
- Si pensabas que los dispositivos de Greg deberían ser el beneficiario, ¡buen intento! Hice este escena un poco complicado para reflectar cómo pueden funcionar las transacciones contables reales. Si proporcionadamente la computadora portátil se adquirió de Greg’s Gadgets, la compañía no pagó al tendero. Regalado que la compañía está reembolsando a Justin, él es el beneficiario correcto en esta transacción.
- El número de relato de publicación 1801 es solo por ilustración.
3 de enero: pagó $ 3,080 amortización al Porción Franquista, que incluye intereses de $ 80
- ¿Por qué la columna de la cantidad muestra $ 3,000 en zona de $ 3,080? Esto se debe a que el suscripción al National Bank incluye dos componentes: el director y el interés. El director de $ 3,000 se registra como un débito para el préstamo por remunerar, mientras que los intereses de $ 80 se registran en los otros, Dr. Column como consumición de intereses.
- El número de relato de publicación 2801 es solo por ilustración.
3 de enero: Gas de la ciudad pagada $ 70 por extracto de gas mensual
- El número de relato de publicación 5601 es solo por el proporcionadamente de la ilustración.
Resumiendo las entradas de CDJ
Suponiendo que todas las entradas de CDJ terminaron el 3 de enero, lo próximo que debe hacer es remunerar los totales.
En total, la cantidad de desembolsos en efectivo es de $ 5,465 ($ 5,385 + $ 80). Ahora, es hora de memorizar la entrada de compuesto único en el GJ.
La entrada previo está limpia y simplificada, lo que facilita la publicación de transacciones en el GL más delante.
Revista de desembolso en efectivo a través de Google Sheets
Google Sheets es una utensilio de hoja de cálculo gratuita y versátil que compite con Microsoft Excel. Su decano preeminencia es que, si proporcionadamente es de balde para los usuarios de Google, todavía ofrece fórmulas esenciales e incluso avanzadas. Utilicé las hojas de Google para la plantilla previo porque es accesible y garantiza una experiencia de legatario consistente, independientemente de la traducción.
Tablas en las hojas de Google
Las tablas en las hojas de Google obtuvieron un gran brillo, que ahora ofrece potentes características de filtrado y clasificación que le permiten controlar los datos que ve, no se requieren tablas de pivote. Sé que las tablas de pivote pueden ser un dolor de habitante para algunos, por lo que es un alivio que la característica de la mesa por sí sola haga el trabajo para las simples manipulaciones en mi plantilla de CDJ.
El formato que utilicé en la plantilla es similar al que usé en los ejemplos. La preeminencia de las hojas de Google es que puede ayudarlo a rastrear principios fácilmente con filtros, grupos y vistas.
Filtrar y clasificar
El filtrado y la clasificación son fáciles. Simplemente haga clic en el icono del embudo en la columna que desea filtrar o ordenar, luego elija su método preferido, como se muestra en la imagen a continuación.
Si proporcionadamente los filtros son excelentes, ya no coincidencia la mejor modo de filtrar los datos. En la próximo sección, te enseñaré una mejor modo.
Vistas de clase y filtro
En una tabla, puede agrupar por aspecto o crear una aspecto de filtro, dependiendo de cómo desee organizar sus datos.
- Agrupación por aspecto Le permite clasificar y colapsar filas basadas en títulos compartidos, lo que facilita navegar en grandes conjuntos de datos.
- Crear una aspecto de filtro Le permite aplicar filtros personalizados sin afectar a otros usuarios, por lo que puede concentrarse en datos específicos mientras mantiene intacta la tabla diferente.
Ambas opciones le brindan más control sobre cómo se muestra su información, lo que hace que la dirección de datos sea más suave y competente. Para crear un clase o aspecto de filtro, haga clic en el Calculadora icono al costado del nombre de la tabla.
En la imagen a continuación, verá la función de clase por visión en bono. Creé un clase por cuenta debitado por la aspecto para poder ver todas las transacciones por cuenta.
La agrupación organiza transacciones según la columna que elija, lo que le permite ver entradas relacionadas juntas en una aspecto estructurada.
Ahora, pasemos a filtrar vistas. Funcionan al igual que la función de filtro habitual que mencioné anteriormente, pero con una preeminencia secreto: puede guardarlos. Esto significa que no tiene que ajustar repetidamente las condiciones del filtro cada vez que necesita una aspecto específica.
En la imagen de hacia lo alto, filtré la tabla para mostrar solo ABC Bank. La principal preeminencia de esto es que puedo ceder fácilmente a esta aspecto haciendo clic en el Calculadora icono y selección de la aspecto guardada (consulte la imagen a continuación).
Usando la plantilla
Los datos ficticios en la hoja son solo para la presentación. Siéntase desenvuelto de eliminarlo cuando esté presto para el seguimiento actual, o observar con él sin preocuparse por cometer errores.
Al comenzar a usar la plantilla, puede seguir agregando nuevas entradas en la parte inferior de la tabla. Use filtros para acortar la aspecto y centrarse en un mes o trimestre específico, o explotar las opiniones y grupos para una forma más estructurada de analizar sus datos.
Si planea usar esta plantilla a derrochador plazo, le recomiendo crear hojas separadas para cada año para proseguir sus registros organizados y manejables.
Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)
Un diario de desembolso en efectivo rastrea los pagos en efectivo de una empresa, incluidos gastos, pagos de préstamos, compras de proveedores y reembolsos. Registra detalles como aniversario, beneficiario, monto, cuenta debitado y método de suscripción, que garantiza un seguimiento preciso del flujo de efectivo saliente.
En QuickBooks, el diario de desembolso en efectivo no es una característica independiente, pero se refleja en los registros de cheques, los informes de suscripción del proveedor y la pestaña Gastos. El software de contabilidad original elimina la carencia de registros manuales tradicionales, centrándose en optimizar el proceso de impresión para la eficiencia y la precisión.
Final
Si proporcionadamente un diario de desembolso en efectivo no es exactamente original con el software de contabilidad que se hace cargo, sigue siendo una utensilio útil para las empresas que prefieren el seguimiento manual, la comprobación adicional ayer de imprimir en el GL o una forma simple de monitorear las horizontes de efectivo sin acatar completamente del software. Es especialmente útil para pequeñas empresas o nuevas empresas que aún no están completamente automatizadas, pero que aún necesitan una forma estructurada de atender sus gastos.
