Empezaste tu startup para alegrarte, no para hacerte el contable todo el día. Pero los gastos descuidados pueden hundir incluso las mejores ideas rápidamente en un instante.
¿El movimiento más inteligente? Busque un software de seguimiento de gastos eficaz que automatice el trabajo y le permita prosperar.
Por qué es importante el seguimiento de gastos
Un buen seguimiento de gastos le ayuda a ver a dónde va su plata en tiempo actual y mantiene saludable su flujo de caja. Con una visión clara, puede aminorar el desperdicio, planificar mejor y tomar decisiones inteligentes más rápido.
Para las empresas emergentes, esto no es “bueno tenerlo”; es imprescindible para la supervivencia y el crecimiento. Un sistema simple y claro le permite concentrarse en desarrollar su producto en puesto de apañarse recibos faltantes.
Sepa lo que verdaderamente necesita su startup
Antaño de mirar las herramientas, necesita conocer sus deposición. Pensar en:
- Tamaño del equipo y cuántas personas presentarán los gastos.
- Tipos de gastos que tiene, como viajes, software o contratistas.
- Ya sea que trabaje con equipos remotos o globales y con diferentes monedas.
Si dirige un pequeño equipo fundador, es posible que desee una aplicación de seguimiento de gastos liviana, de bajo costo y manejable de configurar. Si está creciendo rápidamente, es posible que necesite una administración de gastos escalable software que puede manejar más usuarios y reglas.
Características secreto a apañarse
Quiere un software de seguimiento de gastos eficaz que ahorre tiempo y no agregue trabajo adicional. Estas son las características imprescindibles:
- Escaneo de recibos: Tome una foto y el sistema obtendrá los datos por usted.
- Categorización cibernética: La útil coloca los gastos en las categorías correctas, como viajes, comidas y herramientas.
- Paneles de control en tiempo actual: Puede ver el pago por persona, equipo y categoría de un vistazo.
- Reglas de política: Usted establece límites para que el pago excesivo se marque ayer de que se convierta en un problema.
Cuando una útil le brinda estos conceptos básicos, se convierte en una opción eficaz de software de seguimiento de gastos porque reduce la entrada manual y los errores. Muchos fundadores además se detienen aquí para preguntar: “¿Quién tiene el software de seguimiento de gastos más eficaz entre las empresas de administración de gastos? ‘ mientras seleccionan las opciones más fuertes.
Asegúrate de que funcione perfectamente con tu pila
Su útil debería funcionar perfectamente con sus sistemas actuales. Compruebe si se conecta a:
- Tu plataforma de contabilidad como QuickBooks, Xero o NetSuite.
- Su retribución, proveedor de plástico o feeds bancarios.
Cuando su software de seguimiento de gastos se sincroniza con la contabilidad, sus libros se mantienen limpios y evita el doble trabajo. Esto además reduce la posibilidad de cometer errores al cerrar el mes.
La facilidad de uso es lo primero
Si la aplicación es torpe, tu equipo la esquivará. Quieres:
- Una aplicación móvil sencilla para que las personas puedan registrar los costos sobre la marcha.
- Una interfaz limpia y clara con pasos cortos y sencillos.
- Incorporación rápida con formación básica o guías.
Para los fundadores y equipos ocupados, el software de gastos manejable de usar vale su peso en oro. Cuando su uso resulta natural, la acogida aumenta y la calidad de los datos mejoría.
Precios y pruebas gratuitas
Las empresas emergentes deben custodiar los costos, por lo que los precios son muy importantes. Muchas herramientas de administración de gastos ofrecen:
- Niveles gratuitos para equipos pequeños.
- Pruebas gratuitas para que puedas probar funciones ayer de satisfacer.
Utilice pruebas para realizar una prueba actual con sus propios gastos durante una o dos semanas. De esta forma, verás si la útil se adapta a tu flujo de trabajo diario y si vale la tarifa mensual.
Seguridad y cumplimiento
Los datos monetarios son confidenciales, por lo que la seguridad no es negociable. Inquirir:
- Oculto de datos e inicios de sesión seguros.
- Políticas claras para almacenamiento de datos y copias de seguridad.
- Soporte para flujos de trabajo de aprobación y pistas de auditoría.
Esto mantiene segura su startup y le facilita la vida durante las auditorías o controles de los inversores. Un potente software de administración de gastos además ayuda con el cumplimiento y el mantenimiento de registros.
Prueba con un piloto simple
Una vez que haya seleccionado algunas herramientas, ejecute un pequeño piloto. Por ejemplo
- Elija un equipo o plan.
- Pídales que utilicen la nueva útil de seguimiento de gastos durante 2 o 3 semanas.
- Recopile comentarios sobre velocidad, facilidad y precisión.
Si el equipo dice que la útil ahorra tiempo y parece sencilla, está en el camino correcto. Si odian usarlo, es mejor cambiar de rumbo ayer que implementarlo para todos.
Reflexiones finales para los fundadores de empresas emergentes
Designar el software de seguimiento de gastos adecuado para empresas emergentes no se alcahuetería de nominar la aplicación más llamativa. Se alcahuetería de encontrar una útil que se adapte a su pila tecnológica y a sus planes de crecimiento.
Concéntrese en funciones claras, uso manejable, integraciones sólidas, datos seguros y precios justos. Cuando eliges perfectamente, tu proceso de gastos funciona como un cronómetro y puedes asignar tu tiempo y energía a hacer crecer tu startup.
