Una plantilla de documentación de gastos facilita a sus trabajadores registrar los detalles de los gastos reembolsables relacionados con el negocio y que pueda rastrear esos gastos y avalar un reembolso preciso. Para ayudarlo a monitorear el desembolso relacionado con el trabajo de sus empleados de forma efectiva, he creado una plantilla de documentación de gastos de empleados gratuitas y una política de reembolso de gastos que puede usar y personalizar para adaptarse a sus requisitos.
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El seguimiento y el control de los gastos y los gastos de los empleados pueden ser desafiantes y engorrosos. Si desea simplificar y automatizar los procesos de reembolso de gastos, considere la ondulación. Encima de su plataforma de sueldo de fortuna humanos rica en características, ofrece tarjetas corporativas con reglas de desembolso personalizables y una alternativa de gobierno de gastos que se integra a la perfección con su módulo de sueldo para reembolsos sin estrés.
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¿Qué es un documentación de gastos de empleados?
Un documentación de gastos de empleados es un formulario que los empleados completan para documentar sus gastos relacionados con el trabajo. El documentación generalmente proporciona los detalles de cada desembolso, la data incurrida, la cantidad, para qué era y cualquier recibo o documentación que verifique la transacción. Los empleadores usan este documentación para reembolsar a los empleados los gastos aprobados libres de impuestos.
Si su negocio anticipa a los empleados que realizan compras relacionadas con el trabajo, es prudente desarrollar una política y un formulario para un seguimiento y mantenimiento de registros precisos. Los informes de gastos brindan a los empleadores una cuenta detallada de cómo se utilizan los fortuna de la empresa, lo que permite decisiones financieras informadas.
¿Por qué son importantes los informes de gastos?
El uso de informes de gastos de los empleados es básico para cuidar un negocio, incluso si solo tiene una empresa pequeña. Encima de reembolsar a los empleados por gastos relacionados con el trabajo, estos informes ayudan con:
- Control financiero: Se aseguran de que los empleados gasten mosca adecuadamente y en el interior del presupuesto.
- Presupuesto y seguimiento de gastos: Puede monitorear el desembolso de los empleados relacionados con las empresas para una futura planificación financiera. Encima, estos informes detallan los gastos, proporcionándole una mejor comprensión de cómo, dónde y cuándo se incurren en estos costos comerciales.
- Cumplimiento de impuestos: Hacer que los empleados presenten informes de gastos le permiten deducir con precisión los gastos elegibles de los ingresos imponibles y tener un registro verificado para informes fiscales.
- Auditoría de sueldo y mantenimiento de registros: Entregado que los reembolsos de gastos de los empleados se procesan a través de la sueldo, es necesario ayudar informes detallados si realiza auditorías de sueldo. Encima de la hoja de informes de gastos, debe acumular los recibos, los registros de kilometraje y otros documentos de respaldo.
- Prevención de fraude: Los informes de gastos le permiten detectar el mal uso potencial de los fondos de la compañía y evitar el fraude de la sueldo.
Cómo usar la plantilla de documentación de gastos gratuitos
La plantilla de documentación de gastos de empleados gratuitos en esta supervisión es sencilla de usar. A posteriori de descargarlo, puede utilizar inmediatamente el formulario o personalizarlo para que se ajuste a sus requisitos. Contiene celdas o campos de datos donde los empleados pueden ingresar su nombre, los montos para tipos de gastos específicos (por ejemplo, comidas, tarifas de estacionamiento y consejos), las fechas de la transacción para cada desembolso y el nombre del administrador o supervisor que aprobará el. documentación.
Al personalizar el documentación de gastos de los empleados de la muestra, puede cambiar fácilmente las instrucciones en la fila 5 y cambiar el nombre de los tipos de gastos en la fila 8, específicamente, columnas B a M. Mientras puede anexar o eliminar columnas, tenga en cuenta que algunos contienen fórmulas de Excel para calcular las Totales. No sugiero esto a menos que sea un habituado en Excel o esté familiarizado con ajustar los tamaños de fila o columna y corregir las fórmulas.
Como narración, las células con fórmulas de Excel son:
- Fila 20: Casi toda la fila, de la columna B a N, contiene fórmulas que calculan los totales para cada tipo de desembolso, incluida la suma total de los gastos.
- Columna N: Si la fila 20 muestra los totales para cada desembolso, esta columna muestra el monto total reclamado para cada data de transacción para todos los gastos.
- Fila 22, columnas my n: Estas celdas no contienen una fórmula, pero es una fuente de datos importante para determinar los cálculos de adelanto en efectivo, siempre que a su empleado se le otorgue un avance salarial para pagar en gastos relacionados con el negocio y necesitaría liquidarlo.
- Fila 23, columnas my n: La fórmula de Excel aquí calcula la cantidad que se debe reembolsar. Si el empleado recibió un adelanto en efectivo y el desembolso existente es longevo, el formulario calculará automáticamente el monto aplicable que se pagará al trabajador.
- Fila 24, columnas my n: Estas celdas contienen la fórmula que calcula la cantidad que los empleados deben regresar a la empresa. Tenga en cuenta que esto sucede si el adelanto en efectivo del empleado excede los gastos reales reclamados.
Pautas de documentación de gastos adicionales
Si está creando su propio formulario de gastos o política de reembolso de los empleados, o está personalizando las plantillas que proporcioné anteriormente, aquí hay pautas adicionales a considerar:
Identificar tipos de gastos
Los gastos reembolsables enumerados en su documentación y en su póliza deben incluir aquellos que no están aprobados, así como los que requieren aprobación previa. Si proporcionadamente la plantilla de política de gastos de muestra de esta supervisión es harto básica, es posible que desee especificar qué gastos se aproban si sus empleados frecuentemente viajan o se reúnen con los clientes. Asimismo puede establecer un término diario (por día) en el desembolso de los empleados, generalmente que varía de $ 60 a casi $ 400 por día, dependiendo de su estado y los gastos permitidos.
Puede proporcionar rangos de lo que es aceptable para los gastos, como las comidas mientras viajan o los reembolsos de kilometraje. Asimismo puede localizar los tipos de gastos aprobados a lo que el IRS permitirá, lo que puede incluir:
- Comidas relacionadas con el negocio (por ejemplo, un refrigerio de ventas)
- Locación de coches
- Gastos del hotel
- Estacionamiento y peajes
- Tasa de kilometraje unificado (70 centavos por milla
Esta es la tarifa de kilometraje unificado del IRS para 2025. Puede cambiar anualmente, así que consulte el sitio web del IRS para obtener actualizaciones.
para gastos de transporte y alucinación)
Otros gastos aprobados no tradicionales pueden incluir:
- Suministros de oficina remotos (por ejemplo, computadora e impresora)
- Perquetes de empleados (por ejemplo, camisetas y tazas de café)
- Comida (por ejemplo, pizza para un evento de empresa y donas para una reunión)
- Entretenimiento
No enumere todos los reembolsos de gastos posibles en su política. Proporcione instrumentos generales que puedan ser aprobados y tenga en cuenta que la letanía no es exhaustiva. Sin bloqueo, sugiero incluir gastos que no se aprobarán, incluidas las transacciones que requerirán la aprobación previa. Consulte las pestañas a continuación para ver ejemplos.
Nota de cumplimiento: Asegúrese de aprobar los gastos por igual, o podría enredar reclamos de discriminación. Si aprueba los viajes de clase ejecutiva para un empleado pero no para otro, asegúrese de tener una razón comercial legítima para hacerlo.
Encima de completar un formulario de documentación de gastos, asegúrese de comunicar qué más necesitan sus empleados (como recibos originales, imágenes de recibos, fechas, tiempos, nombres de clientes y razones para los gastos). Esta suele ser la sección de su política de gastos que debe ser lo más clara posible para evitar problemas.
Es posible que desee anexar columnas en su plantilla de documentación de gastos para rastrear el nombre del cliente y el motivo del desembolso. De hecho, algunas compañías llegan a exigir que cada empleado asigne cada desembolso a un centro de costos para que sea más ligera para el equipo de finanzas hacer contabilidad de sueldo.
Deje en claro en su póliza que cualquier desembolso sobre el término, si se establece, necesita aprobación. Esta puede ser una buena política si los miembros del equipo compran equipos que pueden ser costosos.
Notifique a sus empleados sobre cómo le informan los gastos, ya sea a través de su supervisor, fortuna humanos o su proveedor de sueldo. Recomiendo tener un punto de contacto (POC) para rastrear los gastos reembolsables de los empleados para evitar el caos. El POC incluso puede avalar que los gastos se asignen adecuadamente al centro de costos correcto en su sistema de contabilidad.
Debe informar a sus trabajadores con qué frecuencia deben presentar los gastos (por ejemplo, inmediatamente o en el primero de cada mes). Sea lo más específico posible enumerando el día del mes o la data en que deben presentar informes de gastos y si los gastos expiran. Encima, tenga en cuenta cuánto tiempo llevará procesar el documentación de gastos para que los empleados tengan una idea de cuándo esperar un reembolso.
Los períodos de reembolso más comunes son mensuales y trimestrales, con una ruta de tiempo de presentación de gastos de al menos cinco a 10 días antaño del próximo ciclo de sueldo. Si los gastos se informan tarde, se pueden reembolsar el subsiguiente período de plazo.
La praxis más popular para documentar los gastos de los empleados es utilizar un formulario, como la plantilla gratuita para el documentación de gastos preparatorio. Cualquiera sea el método que use, rastree las cantidades de gastos de los empleados y asegúrese de que sean apropiados.
Recomiendo ayudar su plantilla de documentación de gastos en la dispositivo compartida de su empresa o dejar copias en una carpeta designada que todos puedan ingresar. Encima, haga que su contador o profesional de fortuna humanos revise la política de reembolso de su empleado antaño de distribuirla a los trabajadores. Luego, una vez que lo haya finalizado y el formulario adjunto, asegúrese de que todos los empleados obtengan una copia de la política y la comprendan (por ejemplo, celebren una reunión o videollamada en toda la compañía).
El seguimiento y la disco de los informes de gastos incluso le brindan una idea de cualquier uso indebido potencial o exceso de fondos de la empresa. Si proporcionadamente la mayoría de los empleados son honestos, algunos empleados pueden intentar acoger reembolsos por compras personales.
Para evitar esto, haga que cada empleado firme y feche una copia de la Política de gastos y documente esto en sus archivos de personal (electrónico o papel está proporcionadamente). La política de gastos incluso debe agregarse al manual de los empleados de su empresa para su plena visibilidad.
Hacer que los empleados usen tarjetas de crédito personal para realizar compras y luego solicitar el reembolso tiene ventajas. Puede controlar mejor cómo se utilizan los fortuna comerciales, ya que no proporcionará fondos por precoz. Asimismo elimina el aventura de mal uso de las tarjetas de crédito de la compañía.
Sin bloqueo, el uso de tarjetas de crédito personal puede conducir a costos más altos para la empresa oportuno a un trabajo burócrata adicional. Algunas compañías no quieren la molestia de usar informes de gastos de los empleados, por lo que proporcionan tarjetas de crédito emitidas por la compañía a los trabajadores autorizados o prestar a la única maleable de crédito de la compañía a un empleado facultado para realizar una transacción específica.
Al lanzarse qué opción es mejor para su empresa, considere cómo funcionan las tarjetas de crédito de los empleados y cuánto control y supervisión desea para el desembolso de los empleados. Las tarjetas de crédito de la compañía proporcionan más visibilidad que las tarjetas personales y menos carga administrativa.
Asimismo depende de los tipos de gastos que pretende reembolsar. Si las transacciones de transacción son para suministros de oficina, una maleable de empresa podría ser la mejor opción. Sin bloqueo, si la mayoría de los gastos están relacionados con los suministros de trabajo desde el hogar, el uso de vehículos personales o teléfonos celulares, o artículos similares, podría ser mejor que los empleados estén al frente de estos costos y soliciten el reembolso utilizando el formulario de documentación de gastos.
Alternativa de reembolso de gastos: estipendio de trabajo desde casa
Si ha distribuido a los miembros del equipo que regularmente tienen gastos relacionados con el trabajo, considere ofrecer un estipendio de trabajo desde el hogar. Esto puede ser una cantidad estática, digamos $ 100, para cada empleado a tiempo completo. Cada mes, reciben $ 100 adicionales en su cheque de plazo para ayudar a cubrir los gastos relacionados con el trabajo, como el servicio de Internet mejorado, un mejor escritorio o una apero más ergonómica.
Si proporcionadamente estos estipendios reducen la carga administrativa, es importante tener en cuenta que no son reembolsos de gastos. Esto significa que el estipendio es generalmente un ingreso imponible tanto para su empresa como para sus empleados.
Cómo los reembolsos de gastos afectan la sueldo
Independientemente de si está utilizando el software de sueldo o haciendo sueldo a través de Excel, cuando un empleado es reembolsado por los gastos incurridos en nombre de la Compañía, puede afectar los cálculos de la sueldo, dependiendo de cómo se distribuya el reembolso. Si se paga a través de la sueldo con un plan no contado, aumenta el salario bruto del empleado porque el monto del reembolso se incluye en los ingresos imponibles del empleado. Cualquier impuesto asociado (p. Ej., Impuestos de FICA o el Seguro Social y los impuestos de Medicare) incluso se eliminan de esa cantidad.
Cuando se hace correctamente, un reembolso de gastos está totalmente vacuo de impuestos. Esto asegura que el empleado recupere el monto total y su empresa no incurra en impuestos de sueldo adicionales e innecesarios.
