Ayer de permitir que sus empleados tomen cualquier tipo de abuso, haga que complete un formulario de solicitud de tiempo suelto. Su solicitud de tiempo suelto pagado (PTO), o el formulario de solicitud de holganza, debe documentar el motivo y la duración del tiempo fuera del trabajo de sus empleados, cuando se realizó la solicitud y quién la aprobó. El uso de un formulario estandarizado no solo optimiza la programación del personal, sino que incluso garantiza una comunicación clara y el cumplimiento de las políticas en el ocasión de trabajo.
Nuestro formulario de solicitud de tiempo suelto de empleados tirado se puede adaptar a las deposición de su empresa: simplemente agregue el nombre de su empresa, el logotipo y los campos adicionales necesarios. Descargue el formulario en Word, Excel, Google Docs y Google Sheets para una ligera personalización.
Si desea deshacerse de los formularios de papel y rastrear el tiempo suelto de los empleados de la modo más válido posible, considere usar el tiempo y el software de público, como Homebase. Admite solicitudes y aprobaciones de PTO en confín y le permite crear políticas de tiempo suelto para rastrear automáticamente las acumulaciones y equilibrios. Para obtener más información, lea nuestra revisión de Homebase o visite su sitio web.
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Monita
Empleados por tamaño de la empresa
Micro (0-49), pequeño (50-249), medio (250-999), ancho (1,000-4,999), Enterprise (más de 5,000)
Cualquier tamaño de la empresa
Cualquier tamaño de la empresa
Características
Colchoneta de datos de empleados, programación de turnos de empleados, notificaciones y más
Qué incluir en su formulario de solicitud de tiempo suelto
Si está creando su propio formulario de solicitud de PTO, hay algunos campos requeridos para incluir que el empleado solicitante debe completar el mantenimiento de registros adecuado. Los requisitos mínimos son los siguientes:
- Nombre/número de identificación: Esto es necesario para identificar qué empleado está enviando la solicitud, ya sea para fines de auditoría o para prolongar los saldos de abuso del empleado.
- Vencimiento de solicitud: Esta es la data en que el empleado solicitó tiempo suelto. Los aprobadores de la PTO, como supervisores y gerentes de personas, pueden usar esto para priorizar qué solicita aceptar. Igualmente es filántropo si su política de tiempo suelto requiere que los empleados presenten sus solicitudes por superior.
- Vencimiento (s) de PTO: Incluya campos de datos para capturar las fechas de inicio y finalización de la PTO. Adicionalmente de ayudarlo a animarse cómo programar a los empleados regalado el día suelto solicitado, esto le permite atender cualquier abuso que dependa de cuántos días un empleado ya ha despegado (por ejemplo, abuso por discapacidad).
- Medio día o día completo: Haga que sus empleados revisen la casilla si están tomando un medio día suelto o un día completo. Esta información depende de sus reglas de política y si lo permite.
- Total de horas libres solicitadas: Para respaldar un seguimiento preciso, haga que los empleados especifiquen las horas de trabajo totales para su tiempo suelto. Esto será útil, especialmente si su PTO alpargata varios días o un fin de semana. Si les permite solicitar permiso no remunerado, agregue campos para que los empleados detallaran la cantidad de horas no remuneradas.
- Razón: Se necesita rastrear por qué los empleados se toman tiempo suelto para fines de informes y prolongar saldos de abuso precisos basados en su política de PTO. Las opciones comunes o los tipos de abuso incluyen holganza, enfermedades, deber de tribunal, militares, duelo y tribu/medicina, como la maternidad, si su empresa tiene una política de abuso de maternidad.
- Explicación (opcional): Deje un espacio para que sus empleados expliquen el tipo de abuso que solicitan. Sin retención, Esto debe aparecer como opcional solo – Requerir que un empleado explique ciertos tipos de abuso podría ser una violación de ciertas leyes y podría considerarse discriminatorio.
- Firmas: Este campo es cerciorarse de que todas las partes necesarias estén al tanto de la solicitud y estén de acuerdo con las hojas que requieren la aprobación de un supervisor.
Razones para rastrear el tiempo suelto de los empleados
El uso de un formulario de solicitud de tiempo suelto pagado para rastrear las solicitudes de PTO de los empleados es esencial por varias razones, como:
- Cumplimiento de las leyes laborales: Algunas hojas de empleados incluyen días de enfermedad pagados, que son obligatorios por ciertas leyes estatales (ver nuestras leyes de abuso por enfermedad pagada por práctico estatal). Otros tipos de abuso están cubiertos por la Ley de Inmoralidad Llano y Médica (FMLA). Documentar adecuadamente estas transacciones de tiempo suelto es crucial, lo que le ayuda a evitar posibles tarifas y sanciones por incumplimiento.
- Evite programar conflictos: Muchos gerentes y supervisores de personas deben planificar los horarios de trabajo para gobernar eficientemente a los empleados y respaldar que la compañía tenga una cobertura adecuada si los miembros del equipo en su sección se están tomando el tiempo suelto. Una plantilla de solicitud de tiempo suelto hace que sea más ligera monitorear quién estará fuera y cuándo, especialmente si es posible que se reasignen algún trabajo adecuado a la partida de un empleado.
- Aplicación consistente de políticas de la empresa: Un formulario de solicitud de tiempo suelto o de holganza estandarizado le permite aplicar las políticas de PTO de su empresa de modo lucha en todos los empleados. Adicionalmente de respaldar la consistencia, lo ayudará a evitar el preferencia, los malentendidos y las posibles disputas.
Las mejores prácticas para gobernar las solicitudes de tiempo suelto
La papeleo efectiva de las solicitudes de tiempo suelto es esencial para prolongar un ocasión de trabajo productivo y compatible. Si correctamente el uso de un formulario de solicitud de tiempo suelto puede ayudar a rastrear los días de PTO de los empleados, aquí hay otras mejores prácticas a considerar:
- Establecer políticas claras: Cree una política de PTO que describe claramente los tipos de abuso disponibles, cuándo se debe usar cada una y cómo solicitar cada tipo. No olvide mencionar quién aprobará la solicitud y cómo se comunicarán las decisiones, especialmente cuando se niega una solicitud de tiempo suelto o no se puede acomodar.
- Identificar plazos de expedición: Especifique cuán acullá se deben destinar las solicitudes de tiempo suelto. Para los días de holganza planificados y las citas programadas, como cirugías programadas, el aviso de anticipación normalizado es de una semana a un mes. Los días de enfermedad y las emergencias requieren una notificación rápida, aunque algunas leyes estatales de abuso por enfermedad pagada requieren un aviso “tan pronto como sea posible”.
- Planifique las solicitudes de superposición: Para evitar la escasez de personal, revise las solicitudes de la PTO a medida que entran y las aprueben en función de las deposición comerciales. Tener una regla de primer retazo o un sistema prioritario puede ayudar a gobernar las solicitudes superpuestas de modo lucha.
- Establecer períodos de corte: Identifique fechas importantes cuando el tiempo suelto de los empleados no esté permitido, excepto emergencias, enfermedades o duelo. Este enfoque es valioso para las empresas con temporadas ocupadas, como empresas manufactureras, tiendas minoristas y restaurantes.
- Elija el sistema correcto de mantenimiento de registros: Hay dos formas de gobernar los formularios de solicitud de tiempo suelto: seguimiento manual y sistemas digitales. Sin retención, cada uno tiene sus beneficios y inconvenientes.
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Formulario de solicitud de tiempo suelto Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)
Las copias en papel de los formularios de solicitud de tiempo suelto deben mantenerse en archivos individuales de personal de empleados. Si recopila sus solicitudes digitalmente, puede crear una carpeta para que cada empleado las almacene en confín.
En los Estados Unidos, no hay una regulación permitido o federal que limite la cantidad de veces que los empleados pueden presentar una solicitud de tiempo suelto. Si desea evitar que los trabajadores soliciten PTO con demasiada frecuencia, incluya una regla en la política de su empresa que especifique el número de solicitudes de tiempo suelto que se pueden destinar mensualmente.
El número de tiempo suelto apropiado de los días de solicitud para solicitar depende de la política de PTO de su empresa, las deposición operativas y el tipo de abuso (por ejemplo, abuso de maternidad o abuso prolongada adecuado a la enfermedad). En universal, solicitar más de dos semanas consecutivas a la vez puede considerarse excesivo en la mayoría de los lugares de trabajo, especialmente si cae durante los períodos ocupados y crea importantes problemas de cobertura de mano de obra.
