Un árbol telefónico es un menú estructurado que asesor a las personas que llaman a la persona o sección adecuado a través de una serie de opciones numeradas. Es una característica secreto en los sistemas telefónicos automatizados, lo que permite a las empresas manejar las llamadas entrantes de forma capaz en función de las deposición de la persona que flama.
En un estudio de Salesforce de 2024, el 61% de los clientes prefieren canales de supermercado para resolver problemas simples. Esta tendencia creciente subraya la obligación crítica de que las empresas implementen sistemas de árboles telefónicos. En este artículo, he reunido un conjunto de plantillas para ayudarlo a proporcionar a las personas que llaman a los menús de teléfono fáciles de navegar y activar su proceso de manejo de llamadas.
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1. Plantilla básica del árbol telefónico
Este ejemplo de árbol telefónico para todo uso es un excelente punto de partida para establecer llamadas entrantes y ayudar a las personas que llaman a montar a la persona o sección adecuado con facilidad.
Por ejemplo, una pequeña empresa de consultoría podría usar esta plantilla para dirigir llamadas a las ventas, soporte o facturación, y cada opción conduce a un miembro del equipo designado. Esto ayuda a achicar las llamadas perdidas y asegura que los clientes se enruten de forma capaz. Es una forma practicable de mantenerse organizado a medida que crece el grosor de llamadas.
Personalice cada rama agregando submenus para ajustar el flujo de llamadas, pero intente abastecer las opciones de menú debajo de cinco para certificar una experiencia suave y sin frustración.
Si está buscando un editor de flujo de llamadas practicable de usar para un árbol de teléfono nuclear, RingCentral es una opción sólida. Este proveedor de protocolo de voz en voz entrada (VOIP) de mejor calidad para pequeñas empresas trae teléfono, video y mensajes en una plataforma simplificada.
RingCentral ofrece un gran valencia, con su plan de nivel de entrada que incluye todas las funciones esenciales de papeleo de llamadas por solo $ 30 por agraciado por mes. Por otra parte, su activo mecánico multinivel le permite establecer hasta 250 menús de voz y submenús, dándole mucho espacio para personalizar su enrutamiento de llamadas.
Entrevista RingCentral
2. Árbol de teléfono de ventas generales
Configurar un árbol telefónico para llamadas de ventas adopta un enfoque claro y organizado. Esta plantilla de árbol telefónico gratuita y editable está construida para enrutar clientes potenciales directamente a su equipo de ventas y certificar que los detalles secreto se transfieran de forma capaz.
Por ejemplo, una pequeña empresa podría usar este árbol telefónico para separar las consultas de demostraciones, información del producto y promociones actuales. Esto asegura que cada persona que flama está rápidamente conectada al representante de ventas correcto. Como resultado, el equipo puede replicar más rápido y convertir más clientes potenciales en clientes.
Puede personalizarlo con opciones de ventas comunes como actualizaciones de productos, ofertas especiales o registros de boletines. El objetivo es abastecer su proceso de ventas sin problemas y receptivos, para que su equipo pueda concentrarse en cerrar ofertas.
Crear un árbol de teléfono de ventas es mucho más practicable con una plataforma VoIP diseñada para un manejo capaz de la billete del cliente. Nextiva es una plataforma de papeleo de experiencia del cliente equipada con una respuesta de voz interactiva vanguardia (IVR) y características del árbol de teléfonos.
Mapear y crear un proceso de asistente mecánico con Nextiva es sencillo, con flujos de llamadas personalizados incorporados alimentados por tecnología de registro de voz y texto a voz.
Entrevista Nextiva
3. Árbol de teléfono de ventas asertivas
Este ejemplo de árbol telefónico utiliza un enfoque más directo para manejar llamadas de ventas, en comparación con un árbol de ventas tradicional. En zona de presentar múltiples opciones de menú por aventajado, las personas que llaman inmediatamente se les da la opción de platicar con un representante de ventas.
Por ejemplo, un pequeño negocio de comercio electrónico podría usar esta configuración para priorizar los clientes potenciales al conectarlos directamente a un asociado de ventas. Las personas que llaman escuchan un propagación de valencia rápido y luego eligen entre realizar un pedido o cultivarse más sobre ofertas especiales. Es una forma inteligente de abastecer el impulso con las perspectivas interesadas.
Nuestro árbol telefónico comienza con un breve mensaje de marketing posteriormente del saludo principal. A partir de ahí, el Coche-Attendente ofrece algunas opciones enfocadas e impulsadas por las ventas para llevar a la persona que flama a través del proceso de transacción.
4. Árbol telefónico de supermercado
Juntar un sistema IVR a la configuración de su teléfono ayuda a los clientes a obtener la información que necesitan o completar tareas simples sin esperar un agente en vivo. Reduce la carga de trabajo en su equipo al manejar preguntas repetitivas, por lo que los agentes pueden centrarse en problemas más complejos o de entrada prioridad. Esta plantilla de árbol de teléfono tirado y editable está diseñada para enrutar las personas que llaman a las opciones automatizadas apropiadas.
Por ejemplo, una tienda nave puede usar IVR para permitir que las devoluciones de archivos de llamadas, efectuar el estado de remisión o realizar pagos sin platicar con un agente. Esto acelera el servicio al cliente y mantiene las líneas abiertas para consultas más urgentes. Es una forma capaz de equilibrar el supermercado y el apoyo personal.
Grasshopper es un sistema telefónico VoIP que besalamano a las personas que llaman con un árbol telefónico de supermercado, lo que les facilita navegar a la extensión correcta por su cuenta.
Los planes comienzan en $ 18 por agraciado por mes, y las opciones de nivel superior permiten usuarios ilimitados para una tarifa mensual fija. Grasshopper igualmente se integra con Ruby, dándole golpe a operadores profesionales en vivo para manejar sus llamadas cuando sea necesario.
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5. Árbol telefónico de soporte al cliente
Una plantilla de flujo de llamadas de atención al cliente dirige a las personas que llaman al equipo más adecuada para manejar sus preguntas o inquietudes. Es especialmente útil para las empresas donde la mayoría de las llamadas entrantes implican soporte de productos o servicios. Cuando se configura correctamente, un árbol telefónico de atención al cliente puede aumentar las tarifas de resolución y crear una experiencia más suave y positiva para sus clientes.
Por ejemplo, una pequeña empresa de tecnología podría usar esta configuración para separar las consultas generales de las solicitudes de posibilidad de problemas. De esa forma, los clientes con problemas inmediatos obtienen ayuda más rápida, mientras que otros son enrutados al sección correcto. Ayuda al equipo de apoyo a mantenerse organizado y replicar de forma más capaz.
Proporcioné un árbol telefónico de muestra para llevar a las personas que llaman directamente a sus equipos de atención al cliente. En este ejemplo, colocamos soporte técnico en la parte superior del menú para ayudar rápidamente a aquellos con problemas más urgentes.
6. Plantilla de árbol telefónico sin fines de interés
Esta plantilla varía de otras plantillas de árboles telefónicos porque las deposición de las organizaciones sin fines de interés difieren de las de un negocio característico. Con equipos más pequeños y fortuna limitados, los miembros del personal con frecuencia asumen múltiples roles. Esto ayuda a establecer consultas generales a través de opciones automatizadas, aliviando la demanda de agentes en vivo. Igualmente se puede usar para resaltar campañas o aceptar donaciones directamente a través del flujo de llamadas.
Por ejemplo, un parcialidad de alimentos nave podría usar esta plantilla para llevar a los llamadas a los detalles de la donación, los registros de voluntarios o la información sobre los próximos eventos de distribución de alimentos. Esta configuración ayuda a achicar el grosor de llamadas para el personal mientras promueve programas secreto. Es una forma inteligente de mantenerse accesible y centrado en la encomienda, incluso con un equipo delgado.
Si realiza una cuestación de fondos o fomenta la billete de la comunidad, asegúrese de que la donación o las opciones de voluntariado sean delanteros y centrales. Igualmente puede incluir una breve descripción de sus servicios, como programas de ayuda o iniciativas de la comunidad, para informar e inspirar a los posibles partidarios.
7. Plantilla de árbol de teléfono de ubicación múltiple
Las plantillas de árboles telefónicos de varias ubicaciones admiten empresas con oficinas en más de un zona. No todas las empresas operan desde un solo centro central, por lo que esta plantilla tiene como objetivo enrutar las llamadas al sección o ubicación apropiada en función de dónde está la persona que flama. Es especialmente útil para ayudar a los clientes a conectarse con la sucursal más cercana a ellos.
Por ejemplo, si determinado en Nueva York flama para programar un servicio en el hogar, el sistema debería enrutarlos al equipo más cercano sin pasos adicionales. Una empresa regional de HVAC podría usar esta configuración para certificar que los clientes siempre estén hablando con su oficina nave. Reduce las transferencias y mejoría los tiempos de respuesta en las ubicaciones.
Para la mejor experiencia, identifique la ubicación de la persona que flama al principio del menú para que pueda dirigirlos a la oficina correcta de forma rápida y capaz.
8. Plantilla de árbol de teléfono de emergencia
A diferencia de otros árboles telefónicos, se utiliza un árbol telefónico de emergencia para la comunicación saliente durante situaciones urgentes. Utiliza una estructura de hacia lo alto en dirección a debajo, donde un iniciador designado comparte información crítica que se pasa a través de una dependencia de contactos. Cada persona en el árbol es responsable de avisar al próximo rama, asegurando que los mensajes se entreguen de forma rápida y precisa.
Una oficina de información pública puede usar este árbol telefónico para avisar al personal sobre un clausura relacionado con el clima. El oficial de detención nivel informa a los líderes del equipo, quienes luego se comunican con cada miembro del equipo. Es una forma rápida y organizada de abastecer a todos en el circuito durante las emergencias.
Puede usar nuestra plantilla de árbol de llamadas para transmitir actualizaciones sensibles al tiempo, como cambios de cronograma, protocolos de seguridad, incidentes de seguridad o cierres inesperados. Al configurarlo, comience con los responsables secreto de los tomadores de decisiones, luego se ramifica a los líderes del equipo o los jefes de sección que se responsabilizarán por informar a sus equipos.
Los sistemas telefónicos de la oficina como OOMA cuentan con una estructura telefónica de varios niveles, ideal para empresas con varios departamentos, ubicaciones o equipos que necesitan enrutamiento de llamadas organizado y manejo de llamadas profesionales.
Por otra parte de guarecer múltiples árboles telefónicos, OOMA ofrece más de 50 características del teléfono que comienzan en solo $ 19.95 por agraciado mensualmente. Su configuración sin complicaciones es una excelente opción para solopreneurs o pequeñas empresas en el hogar que desean características esenciales sin la complejidad de un sistema VoIP a gran escalera. Cada plan igualmente incluye un número tirado y llamadas ilimitadas a los Estados Unidos, Canadá, México y Puerto Rico.
Entrevista Unclea
Las mejores prácticas para los árboles telefónicos
Tener un sistema de árbol telefónico mejoría la experiencia del cliente al permitir a las personas que llaman resolver sus consultas sin esperar a un representante en vivo apto. Para implementar uno, un árbol telefónico requiere una planificación cuidadosa y una comunicación clara entre las personas involucradas. Siga nuestros consejos para crear un árbol telefónico perfectamente minucioso para su negocio.
- Priorizar las deposición del cliente: Chocar el flujo de llamadas con la perspectiva del cliente enfocándose en los problemas comunes que encuentran y las opciones que más frecuentemente seleccionan. Coloque estas opciones a la vanguardia del menú para la accesibilidad.
- Prolongar la progresión razonamiento: Organice sus opciones de menú para llevar a las personas que llaman directamente a la batalla relevante que desean tomar. Si hay una opción para el soporte, el submenús debe centrarse en inquietudes comunes como la posibilidad de problemas, los problemas de facturación o las devoluciones. Para consistencia, asigne el mismo número o retoño para retornar al menú principal.
- Mantenlo simple: Evite usar jerigonza o largas declaraciones que confundan a la persona que flama y use un jerga allegado y sencillo. Cada sección debería, a lo sumo, no ser más de cuatro a cinco segundos.
- Hacer las opciones inclusive: Permitir opciones habladas y de teclado para aquellos con acentos o dificultad con la comunicación verbal. Ofrecer más de un idioma minimiza las barreras de comunicación y construye devoción del cliente.
Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)
Un árbol telefónico sigue una estructura jerárquica que se representa visualmente como un diagrama de flujo, describiendo cómo se distribuyen las llamadas entrantes interiormente de una empresa.
Un árbol telefónico funciona como un diagrama estructurado interiormente de los sistemas telefónicos automatizados, enrutando las personas que llaman al sección o extensión correcta en función de sus deposición. Igualmente es valioso para proporcionar información comercial caudillo, como horas de tienda y promociones.
La configuración de un árbol de teléfono comienza con la asignación de diferentes opciones de menú que las llamadas típicamente seleccionan al contactar a su negocio. Crea submenus para opciones más específicas. Posteriormente de completar el diagrama, comience a tallar indicaciones para cada ruta. Asegúrese de probar su árbol de teléfono interiormente de su asistente mecánico antiguamente de la implementación.
Final
La creación de un árbol telefónico para su negocio garantiza que su sistema telefónico automatizado esté optimizado para deposición específicas de la persona que llame y proporciona un alucinación de cliente interbrotado. Si perfectamente la variación estereotipado debería funcionar para la mayoría de las empresas, puede descargar nuestras plantillas editables para personalizar el árbol de su teléfono.
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