Las empresas exportadoras a menudo enfrentan el desafío de ofrecer soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana a una audiencia total. Pero satisfacer esta demanda no tiene por qué alterar los flujos de trabajo habituales.
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Al combinar la tecnología con una planificación inteligente, puede permanecer receptivo las 24 horas del día sin carestia de turnos fuera de horario.
Herramientas como recepcionistas de inteligencia fabricado y estrategias como la optimización de la zona horaria garantizarán operaciones fluidas y clientes satisfechos, sin importar dónde o cuándo necesiten ayuda.
Entonces, veamos varias formas de ofrecer soporte 24 horas al día, 7 días a la semana, sin carestia de turnos de incertidumbre.
Utilice una recepcionista de IA
Una recepcionista con IA actuará como un vigilante original de su negocio. Está apto las 24 horas para atender consultas sin carestia de intervención humana durante las últimas horas.
De hecho, es más que un simple chatbot o voz automatizado: es un sistema dinámico que interactúa como un asistente vivo.
Esta tecnología recibe calurosamente a quienes llaman, rebate preguntas frecuentes al instante e incluso captura mensajes detallados, todo a una fracción del costo de los servicios de contestación tradicionales.
Pero su valía no termina ahí. Las empresas pueden cerciorarse de no perder nunca llamadas importantes personalizando su tengo una recepcionista para remitir consultas específicas directamente a los miembros del equipo de escolta cuando sea necesario.
Su equipo ahorra tiempo al permitir que esta útil filtre preguntas y tareas de rutina y, al mismo tiempo, ofrezca protección en vivo solo cuando sea positivamente necesaria.
Y como estos sistemas son totalmente personalizables, puede personalizar las respuestas o instrucciones para que su asistente posible funcione perfectamente según sus deposición y operaciones específicas.
Consultas de mapas por zonas horarias para turnos de flujo de trabajo más inteligentes
Comprender cuándo y dónde surgen sus consultas de exportación es crucial para alabar soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin turnos nocturnos.
Al analizar patrones en las solicitudes de los clientes en diferentes zonas horarias, puede alinear estratégicamente los fortuna para satisfacer la demanda durante las horas pico, sin importar la ubicación.
Por ejemplo, si la mayoría de sus consultas provienen de Asia durante su horario comercial, asigne miembros del equipo de regiones superpuestas o subcontrate a socios ubicados allí. De esta forma, la cobertura se siente perfecta sin carestia de que nadie de su equipo principal trabaje de incertidumbre.
Este enfoque no se aplica sólo a los equipos humanos. Además es útil para configurar sistemas automatizados como chatbots o recepcionistas de IA con respuestas en tiempos específicos basados en las deposición comunes de cada región.
Al combinar la programación estratégica y la subcontratación regional cuando sea necesario, las empresas pueden manejar de forma efectivo consultas globales mientras mantienen las operaciones fluidas y perfectamente coordinadas.
Configure bases de conocimientos de hipermercado para problemas comunes
A veces, la mejor forma de ofrecer soporte es dejar que los clientes se ayuden ellos mismos. Una pulvínulo de conocimientos de hipermercado perfectamente organizada permite a los usuarios encontrar respuestas sin carestia de protección humana a todas horas.
Esta biblioteca digital puede incluir preguntas frecuentesguías prácticas, consejos para la resolución de problemas e incluso tutoriales en vídeo adaptados a preguntas comunes relacionadas con la exportación.
Por ejemplo, los clientes podrían resolver rápidamente problemas como comprender los requisitos de documentación de exportación o rastrear envíos consultando una breviario en partidura.
Estos fortuna deben poder buscarse y ser accesibles en todos los dispositivos, lo que garantiza la facilidad de uso.
La belleza de un sistema de hipermercado radica en su escalabilidad. Una vez configurado, sigue funcionando las 24 horas del día sin costes de personal adicionales.
Y cuando se combina con otras herramientas, como recepcionistas con inteligencia fabricado o chatbots, los clientes obtienen un sistema de soporte de múltiples capas que garantiza que obtengan la ayuda que necesitan sin tener que esperar hasta el horario de oficina habitual.
Implemente chatbots para respuestas instantáneas fuera del horario comercial
Los chatbots brindan respuestas rápidas y eficientes a consultas en cualquier hora. Estos sistemas utilizan comunicación basada en texto para atracar las deposición del cliente en sitios web, plataformas de redes sociales o aplicaciones de correo.
Si perfectamente no son tan versátiles como los recepcionistas de IA, los chatbots se destacan en el manejo de tareas sencillas y preguntas frecuentes.
Por ejemplo, un chatbot puede ayudar a los clientes a compulsar el estado de los pedidos o proporcionar información sobre precios para las opciones de pedido al instante.
Están preprogramados con consultas comunes y utilizar el procesamiento del verbo natural (PNL) para que las interacciones se sientan más fluidas.
A diferencia de una recepcionista con IA que podría mandar el soporte multicanal (incluidas las llamadas de voz), los chatbots se centran solamente en las interacciones digitales. Pero desempeñan un papel fundamental a la hora de cubrir los huecos fuera del horario de oficina sin intervención humana.
Cuando se utilizan de forma eficaz adyacente con otras herramientas, como bases de conocimientos de hipermercado, los chatbots garantizan una prestación de servicios constante y, al mismo tiempo, reducen la presión sobre su equipo fuera del horario profesional.
Ofrezca devoluciones de llamadas programadas a través de portales en partidura
A veces, los clientes prefieren la interacción humana para inquietudes más complejas. Un sistema de devolución de llamadas programada le permite ofrecer este soporte sin carestia de que los miembros del equipo estén disponibles durante la incertidumbre.
Los clientes pueden utilizar un portal en partidura para solicitar una citación cuando les convenga, seleccionando entre los horarios disponibles que se alinean con el horario profesional de su equipo.
Este método mantiene la comunicación efectivo y predecible al tiempo que elimina largos tiempos de dilación o conexiones perdidas.
Por ejemplo, un cliente en una zona horaria diferente podría remitir una consulta a medianoche (su hora lugar) y programar una citación durante su horario comercial cuando los representantes estén disponibles.
¿El beneficio adicional? Su equipo viene preparado con todos los detalles necesarios ya que el sistema captura información crítica sobre la consulta de antemano.
Las devoluciones de llamadas programadas crean firmeza: garantizan un servicio personalizado para los clientes respetando al mismo tiempo los horarios de trabajo habituales de sus empleados. ¡Es práctico y viable de usar!
Hechos del autor
Harry Wolf es un escritor independiente. Durante casi una término, ha escrito sobre temas que van desde el liderazgo empresarial hasta la optimización de la sujeción de suministro para múltiples sitios web y revistas en partidura de detención perfil.
