A medida que su negocio crece, además crece el bombeo de datos financieros que debe gobernar. Deberá suscitar informes precisos para resúmenes mensuales de ingresos, seguimiento de gastos y pronósticos. Y si adecuadamente algunos informes financieros son ideales para la automatización, otros necesitan una revisión praxis.
El software de contabilidad para pequeñas empresas adecuado puede ayudarle a guardar tiempo, achicar errores y estar al tanto de sus finanzas al automatizar informes esencia. El desafío es enterarse dónde tiene sentido la automatización y dónde la billete manual aún agrega valía. En este artículo, desglosaremos qué informes automatizar primero y cuáles es mejor permanecer manualmente.
¿Por qué automatizar los informes financieros?
Automatizar los informes financieros consiste en crear procesos precisos y repetibles. Una buena automatización te ayuda a:
- Ahorre tiempo en informes recurrentes
- Minimizar los errores de entrada de datos
- Ayudar una visibilidad financiera actualizada
- Estrechar el estrés de fin de mes
Cuanto más automatice los informes de rutina, más tiempo podrá aplicar a analizar los resultados y tomar decisiones basadas en datos reales. Esa es una gran preeminencia cuando estás haciendo malabarismos con múltiples responsabilidades.
Informes que debe automatizar primero
Estos informes principales requieren mucho tiempo para producirse manualmente, pero siguen formatos estructurados y predecibles, lo que los convierte en candidatos ideales para la automatización.
1. Estado de pérdidas y ganancias (P&L)
Su estado de pérdidas y ganancias muestra sus ingresos, costos e ingresos netos durante un período determinado. La mayoría del software de contabilidad puede suscitar esto en tiempo auténtico extrayendo datos de sus transacciones de ingresos y gastos categorizadas. La automatización de este referencia le ayuda a controlar constantemente la rentabilidad, ya sea mensual, trimestral o incluso semanal.
2. Referencia de flujo de caja
Este referencia resume las entradas y futuro de efectivo de su negocio. Automatizar su referencia de flujo de efectivo garantiza que no dependa de saldos obsoletos o estimaciones manuales. Muchas plataformas pueden incluso pronosticar el flujo de caja futuro en función de facturas y gastos recurrentes.
3. Referencia de decrepitud de cuentas por cobrar
Si preparación a sus clientes, un referencia de decrepitud de cuentas por cobrar le ayuda a realizar un seguimiento de las facturas impagas por vencimiento de vencimiento. Los informes automatizados le avisan cuando los pagos están vencidos para que pueda realizar un seguimiento oportuno, reduciendo el aventura de brechas en el flujo de efectivo.
4. Referencia de decrepitud de cuentas por retribuir
Al igual que las cuentas por cobrar, su referencia de cuentas por retribuir muestra lo que debe y cuándo vencen los pagos. Automatizar este referencia lo ayuda a mantenerse actualizado con los proveedores, evitar cargos por pagos atrasados y gobernar el efectivo saliente de guisa más estratégica.
5. Informes de conciliación bancaria
La conciliación manual requiere mucho tiempo. La mayoría de las herramientas de contabilidad ahora pueden importar automáticamente fuentes bancarias y marcar discrepancias automáticamente. La automatización de estos informes le ayuda a detectar problemas rápidamente y a permanecer sus libros limpios.
Qué conservar en el manual (por ahora)
No todos los informes se benefician de la automatización total. Algunos informes requieren contexto, cordura o revisión periódica ayer de finalizarlos.
1. Presupuesto frente a informes reales
Si adecuadamente la automatización puede mostrar los números, interpretar por qué el rendimiento auténtico se desvió de su presupuesto a menudo requiere una revisión manual. Los ajustes, los costos únicos o los cambios estratégicos no siempre se traducen claramente en la automatización.
2. Costo del trabajo o tesina
Para las empresas que realizan un seguimiento de los costos por tesina, es posible que aún sea necesario ingresar manualmente fundamentos como horas de mano de obra o materiales especiales. La automatización ayuda a organizar los datos, pero la entrada original a menudo requiere el cordura humano.
3. Paneles de control personalizados
Los paneles automatizados son excelentes, pero configurarlos y revisar lo que es más relevante para sus objetivos actuales generalmente requiere ajustes manuales. A medida que cambian sus prioridades, además debería hacerlo lo que monitorea más de cerca.
4. Resúmenes y declaraciones de impuestos anuales
Algunos informes de impuestos, como los resúmenes del Anexo C o los programas de depreciación, extraen datos de fuentes automatizadas, pero deben revisarse manualmente o con protección profesional ayer de presentarlos.
Cómo nominar qué automatizar
Si no está seguro de por dónde despuntar, concéntrese en los informes que son:
- Lleva mucho tiempo prepararse
- Generado con frecuencia
- Propenso a errores manuales
- Crítico para las decisiones diarias o mensuales.
Para la mayoría de las pequeñas empresas, eso significa comenzar con los informes de pérdidas y ganancias, flujo de caja y decrepitud. Estos informes ofrecen el maduro retorno en términos de economía de tiempo y visibilidad mejorada.
Consejos para una automatización eficaz
Para utilizar al mayor la automatización de informes financieros, siga estas mejores prácticas:
- Mantenga íntegro su plan de cuentas. Si sus categorías son inconsistentes, sus informes no serán confiables.
- Establezca un cronograma de revisión recurrente. Incluso los informes automatizados necesitan revisión. Programe tiempo para interpretar los resultados y tomar medidas.
- Utilice las integraciones con prudencia. Muchas plataformas te permiten sincronizar datos de cuentas bancarias, herramientas de facturación y sistemas de retribución. Utilícelos para minimizar la entrada manual.
- Limite la sobrecarga del tablero. No intentes automatizar todo a la vez. Concéntrese primero en los informes más impactantes y construya a partir de ahí.
Cuándo involucrar a un profesional
La automatización le ayuda a suscitar informes, pero no reemplaza la información financiera. Si no está seguro de cómo ojear o hacer en función de los datos de sus informes, considere contratar a un profesional. Un contable o contador puede:
- Ayudarle a configurar su software para obtener informes precisos
- Personalice los informes según su maniquí de negocio
- Detecte tendencias o problemas que podría producirse por parada
- Sugerir qué informes revisar semanalmente, mensualmente o trimestralmente
Aún puedes seguir participando mientras recibes ayuda con la configuración y la organización detrás de tus números.
La automatización de sus informes financieros principales le ahorra tiempo y le brinda visibilidad en tiempo auténtico de la lozanía de su negocio. Con el software de contabilidad para pequeñas empresas adecuado, puede suscitar informes esenciales con unos pocos clics, adelantarse a los plazos y tomar decisiones más informadas. Y para los informes que requieren criterio o personalización, un enfoque práctico sigue siendo valioso. La esencia es enterarse dónde la automatización genera eficiencia y dónde su conocimiento sigue siendo importante.
