Cómo automatizé el 50% de mis tareas y escalé mi negocio

Dirigir una agencia de marketing no es caminar en el parque. Requiere tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo. Con la letanía de clientes en crecimiento, la carga de trabajo manual aumenta a un punto en el que necesita al menos uno, si no más, empleados para encarar la presión.

Me di cuenta de esto al hueso como tareas repetitivas y trabajo manual acumulado. El primer guantazo fue que se volvió más difícil para nuestros empleados ejecutar tareas a tiempo. Adicionalmente, con frecuencia causó agotamiento o pena que interfirió con la calidad de nuestro trabajo.

Para encarar esto, la primera e inmediata posibilidad que se me ocurrió fue contratar múltiples empleados. Pero eso no era factible, ya que enganchar más empleados requeriría suministro adicional y aumentaría los costos generales.

Entonces, luego de reevaluar algunas opciones viables, finalmente encontré una mejor forma de optimizar mis operaciones: la automatización. A pesar del incredulidad, decidí intentarlo y comencé a automatizar mis procesos comerciales. El resultado? Pude descargar el 50% de mis tareas comerciales.

Aquí está todo mi alucinación, desde cambiar a la automatización hasta ganar un crecimiento sostenible sin contratar empleados adicionales.

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Determinar las tareas que consumen mucho tiempo

Antiguamente de sumergirme en mis estrategias de automatización, permítanme resaltar las tareas que me ralentizaron y se convirtieron en los cuellos de botella más grandes en mi flujo de trabajo:

1. Vivientes de leads manual

Inicialmente, pasé la parte de mis días hábiles simplemente fomentando clientes potenciales calificados. Tuve que apuntar a empresas que necesitaban optimización para la adquisición de clientes y la diligencia de embudo, lo que tomó mucho tiempo.

Incluso luego de examinar innumerables sitios web, perfiles y directorios de redes sociales, casi nada encontré negocios que necesitaban sistemas de marketing escalables y estrategias de crecimiento.

Y el resultado? Poco a poco comencé a perder oportunidades.

2. Sobrecarga de soporte al cliente

Como inspeccioné más, descubrí que los representantes de atención al cliente de mi empresa tenían que reponer a cada consulta, ordenar quejas y proporcionar soluciones, todo manualmente.

Como puede imaginar, con el creciente número de solicitudes de atención al cliente, se hizo más difícil mantenerse al día, lo que resultó en tiempos de respuesta más lentos. La peor parte fue que las consultas repetitivas consumieron demasiado tiempo, dejando poco inteligencia para que manejaran problemas serios de los clientes.

3. Seguimiento e informes financieros

Procesar facturas, conciliar cuentas y gestar informes financieros fueron más de un drenaje de tiempo para mi equipo. El seguimiento manual de las finanzas condujo a errores de cálculo e informes inexactos. La gobierno ineficiente hizo que las predicciones de ingresos futuros y la planificación del presupuesto sean un gran obstáculo, ya que todo resultó en errores e ingresos perdidos.

4. Interior y comunicación del cliente

El próximo gran desafío que enfrenté fue ordenar la incorporación y la comunicación de los clientes. Cada cliente requirió atención personalizada, procesamiento de contratos y documentación.

Por lo tanto, consumió una gran parte de nuestra semana profesional para realizar un seguimiento de cada interacción, encarar consultas y respaldar una experiencia de incorporación suave. La errata de un sistema estructurado impactó la satisfacción y la retención de nuestro cliente.

5. Programación y seguimiento de reuniones

La comunicación valioso y los seguimientos oportunos son esenciales para mi equipo, especialmente al ejecutar la atención, el interés, el deseo y el ámbito de bono (AIDA). Sin confiscación, los procesos manuales, incluidas las reuniones de programación, se convirtieron en un obstáculo importante.

Adicionalmente, tuvimos que coordinar los tiempos de reunión en diferentes zonas horarias y hacer interminables correos electrónicos de ida y reverso, lo que impactó la precisión de ese ámbito. En el peor de los casos, corríamos el aventura de que las posibles caídas del cliente.

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Optar por soluciones específicas

Dicho esto, luego de tener en cuenta los problemas, me di cuenta de que la mayoría de las tareas que requieren mucho tiempo podrían trabajarse utilizando la automatización. Y así es como lo hice:

1. LinkedIn Sales Navigator y Apollo.io para la gestación de leads automatizado

Integré LinkedIn Sales Navigator y Apollo.io para eliminar mi drenaje manual de gestación de leads. Estas herramientas avanzadas están diseñadas para búsquedas en gran medida específicas basadas en criterios específicos como la industria, el servicio o el tamaño de la empresa.

Las funciones de búsqueda de correo electrónico y demostración de Apollo.io fueron un guindola, reduciendo significativamente el tiempo que dedicé a la investigación manual.

Más que eso, podríamos venir a nuestro manifiesto objetivo en un tiempo intrascendente. Reducimos nuestra búsqueda con LinkedIn Sales Navigator y, como resultado, nuestra compañía igualmente fue testimonio de una tasa de victorias en un 17% más adhesión en promedio.

2. Chatbots con AI para atención al cliente

Primero, intenté encarar los problemas de sobrecarga de clientes implementando un chatbot con IA en mi sitio web CRM. Fue programado para manejar consultas de clientes y proporcionar una resolución básica de problemas.

A posteriori de probar múltiples diseños de chatbot, decidí revisar uno y conectarlo con nuestro CRM. Estaba efectivamente vinculado con HubSpot para alcanzar a los datos del cliente, rastrear conversaciones y desempolvar registros de clientes.

Esto aseguró la ayuda personalizada y redujo nuestra carga de trabajo hasta en un 40%. La eficiencia permitió a mi equipo proporcionar un servicio al cliente 24/7 con un mejor tiempo de respuesta.

3. QuickBooks Online para seguimiento e informes financieros

Para el monitoreo y los informes financieros, encontré QuickBooks Online, que se integra con nuestras pasarelas de cuota y cuentas bancarias.

Este software innovador automatizó efectivamente nuestra gestación de facturas, procesamiento de pagos e informes financieros. Adicionalmente, integré una útil dedicada de informes e inteligencia empresarial, Fathom, con QuickBooks y aseguré informes financieros sin problemas.

Como resultado, fui testimonio de una anciano precisión de mis informes en casi un 95% y pude acortar el tiempo de informes en un 75%.

4. Hubspot para la incorporación y comunicación del cliente

Utilicé el conjunto robusto de herramientas de automatización de HubSpot para ordenar los procesos de incorporación y comunicación de nuestros clientes. Los poderosos constructores de automatización de flujo de trabajo de Hubspot ayudaron a automatizar la firma de contratos a través de una útil integrada de firma electrónica.

Automatizó nuestra sumario de documentos a través de flujos de trabajo de solicitud de archivo, y la útil de secuencia nos permitió remitir correos electrónicos personalizados y dirigidos a los clientes. Podríamos monitorear fácilmente las interacciones del cliente y progresar a través de etapas de incorporación e identificar problemas.

En universal, convertimos un proceso complicado en un sistema suave y ahorrando el tiempo y aseguramos una décimo simplificada del cliente en un 50%. Incluso podríamos rastrear nuestro éxito de marketing y ajustar el plan en consecuencia. Sin confiscación, el beneficio secreto fue acortar nuestro tiempo de incorporación en un 20%.

5. Hubspot y calendamente para la programación y los seguimientos de reuniones

Para mejorar los seguimientos e implementar el ámbito AIDA, implementé HubSpot. Con HubSpot, mi equipo administra efectivamente correos electrónicos de seguimiento, recordatorios y tareas basadas en acciones y plazos específicos. Pudimos mejorar nuestra automatización de correo directo y la consistencia de reorientación en un 90%.

Utilicé Calendly, una de las herramientas de programación populares, para automatizar nuestra programación. Estaba integrado con el horario de trabajo de mi equipo, y podríamos establecer los tiempos de reunión en consecuencia.

Esto ayudó a mi equipo a lo sobresaliente, ya que algunas de las tareas repetitivas, como ampliar nuevos clientes potenciales, remitir alertas y sincronizar datos se completaron en poco tiempo.

A posteriori de toda esa automatización, simplificé con éxito las tareas manuales y aumenté la eficiencia en un 50%. El resultado fue claro: mi equipo se volvió más productivo, la satisfacción del cliente mejoró y la calidad universal de nuestro trabajo aumentó, sin ningún empleo adicional. La automatización de los procesos no solo ahorró mi valioso tiempo, sino que igualmente ayudó a mi equipo a acortar los errores, mejorar la precisión y centrarse en lo que es más importante.

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Consejos profesionales

Aunque los procesos de automatización pueden ser cambiadores de repertorio, debes abordarlos sabiamente. Aquí está mi opinión:

Del:

• En circunscripción de probar demasiadas herramientas a la vez, es mejor automatizar un proceso a la vez y contar su impacto.

• Los miembros del equipo de capacitación sobre cómo usar las nuevas herramientas y procesos de automatización ayuda a respaldar los mejores resultados.

• Es obligatorio revisar regularmente los resultados del proceso de automatización y encontrar nuevas formas de mejorar la eficiencia.

No lo hace:

• Mantenga el proceso de automatización lo más simple posible para aumentar la experiencia y la satisfacción del cliente del equipo.

• No importa las herramientas utilizadas, deben estar seguras y cumplir con las regulaciones de privacidad de datos.