Un fondo de efectivo Petty es una pequeña cantidad de efectivo apto, generalmente menos de $ 500, utilizado para cubrir imprevistos o gastos nominales. Cedido que contabilizar el patrimonio en efectivo solo implica gastos menores, se puede hacer manualmente o facilitarlo con el software de contabilidad.
Encima del método manual, le mostraré cómo usar QuickBooks en cadeneta, nuestra mejor referéndum de la mejor cicerone de software de contabilidad de pequeñas empresas, para simplificar la contabilidad de efectivo.
Si está familiarizado con Petty Cash y necesita ayuda para comprender cómo registrar las entradas del diario, estas son las entradas más comunes de la revista Petty Cash en el proceso de contabilidad.
Entrada en el diario para establecer el Fondo Petty Cash
Entrada en el diario para registrar los gastos mensuales pagados de Petty Cash
Entrada en el diario para reponer el Fondo Petty Cash
Entrada alternativa de diario
Muchos contables prefieren combinar las entradas de la segunda y tercera revista preliminar si el efectivo se repone al mismo tiempo que se registran los gastos, lo que generalmente es la mejor actos. Al combinar las entradas del diario, Petty Cash no se ajusta y los gastos se registran directamente de la cuenta corriente.
Un fondo de efectivo en efectivo acelera los reembolsos y es una mejor actos importante en la mandato de efectivo. Permite a sus empleados realizar recados rápidos sin usar patrimonio personal. Debe elaborar una política de efectivo pequeña clara, ya que establece el propósito y el uso del Fondo Petty Cash.
Letanía de gastos permitidos
Con un fondo de caja en efectivo, puede enriquecer pequeños gastos como sellos de franqueo, suministros de oficina, alimentos y bebidas de oficina, gastos de combustible, boletos de estacionamiento y otros gastos impredecibles. Cualquier compra que sea demasiado pequeño para escribir un cheque se puede enriquecer con efectivo del Fondo Petty Cash, y se debe establecer un monto mayor en dólares para los gastos permitidos.
Delegar a un custodio de caja pequeño
El Petty Cash Custodian es la persona responsable del Fondo Petty Cash. Estarán a cargo de manejar y desembolsar en efectivo pequeño y certificar que el Fondo de Cash Petty se use para su propósito previsto. Incluso son responsables de la custodia del efectivo físico y poseen la clave de la caja de seguridad donde se mantienen el efectivo y los recibos.
El Petty Cash Custodian asimismo debe comprobar de que haya un cupón de efectivo pequeño por cada compra pagado por el Fondo Petty Cash. Visite lo que es un bono de efectivo pequeño para obtener más información y un ejemplo de un cupón completado.
En su documento de Política Petty Efection, incluya el nombre y la firma del Custodio para que haya una transferencia oficial de responsabilidad por el pequeño efectivo.
Establezca el puertas mayor de fondo y reembolso
La mayoría de las empresas mantienen un saldo de menores en efectivo de $ 100 a $ 500, pero el monto dependerá de sus pequeñas deposición de efectivo. Para ilustrar más, suponga que tenemos un saldo de fondos de $ 500. Nuestra política establece que los pequeños reembolsos de efectivo no deberían exceder el 10% del saldo del fondo. Esto significa que los gastos superiores a $ 50 no se pueden cobrar al patrimonio en efectivo. Sin confiscación, asimismo podemos especificar que ciertos gastos siempre se pueden cargar en efectivo, incluso si están por encima de $ 50.
El Petty Cash Custodian mantendrá todo el efectivo y los recibos en el interior de una caja de seguridad. Solo el custodio puede obtener a la caja de seguridad: no debe dejarse amplio y desatendido.
Veamos una muestra: para configurar el fondo de efectivo Petty por $ 500 en los libros inicialmente, usted o el contador deben realizar la sucesivo entrada del diario:
Un fondo de efectivo Petty es una cuenta de activos coetáneo que debe aparecer en su saldo contiguo con otras cuentas de efectivo, como las cuentas de control y capital. A posteriori de registrar la entrada del diario, el custodio debe cobrar $ 500 del propietario o cajero.
Para reembolsar los gastos, requiera un recibo del empleado a cambio del efectivo pagado. Almacene el recibo en la caja de seguridad. Luego, registre el compra en el registro de efectivo pequeño ingresando la vencimiento, el beneficiario, la descripción, el número de narración y el monto.
Aquí hay un ejemplo de un pequeño registro de efectivo, seguido de los campos que necesita completar:
- Vencimiento: Indique la vencimiento en que se realizó el reembolso.
- Tenedor: Escriba el nombre del empleado que solicitó un reembolso.
- Descripción/Propósito: Explique el compra brevemente; Por ejemplo, puede escribir, “Consumición de combustible para camiones de entrega” o “costo de sello postal”.
- Número de narración: Ingrese el número de recibo oficial. Si no hay ningún, puede dejarlo en blanco.
- Cantidad: Indique la cantidad reembolsada.
La parte inferior del registro de efectivo pequeño no se completará hasta que se reponga el efectivo en la caja de seguridad. No hay condición de hacer entradas en el diario cuando se reembolsan los gastos de efectivo en la caja de seguridad. Obtenga más información sobre el registro de efectivo.
Petty Cash debe conciliarse cuando se reponga el efectivo. Sin confiscación, el custodio de caja en efectivo puede realizar una conciliación semanal o diaria para realizar un seguimiento del saldo del fondo. El uso de una hoja de conteo de efectivo se puede usar para documentar el recuento de efectivo, pero es opcional.
Cada vez que costal efectivo de la caja, reemplaza el efectivo con un recibo por la misma cantidad. Por lo tanto, todos los recibos más efectivo restante deben ser iguales a la cantidad flamante colocada en efectivo pequeño. Para obtener más información, lea nuestras instrucciones paso a paso para conciliar el patrimonio en efectivo.
Cada mes, o como se necesita efectivo, el custodio debe resumir el registro de efectivo Petty por cuenta de gastos y registrar una entrada de revista que debite cada compra y acreditar a Petty Cash.
Ingrese el saldo del fondo de efectivo Petty como el saldo original. Luego, obtenga el total de la columna de la cantidad para determinar los gastos de efectivo total total. Esa es asimismo la cantidad que solicitará como reembolso. El saldo final es la diferencia entre el saldo original y los gastos totales de efectivo. El efectivo en el interior de la caja de seguridad debe ser igual al saldo final.
A posteriori de que el propietario o contador registra todos los gastos en los libros, se debe tomar efectivo de la cuenta corriente para reponer la caja de efectivo. Registre la transferencia de efectivo debatiendo en efectivo Petty y acreditar la cuenta corriente.
Ejemplo de contabilidad en efectivo Petty
Supongamos la sucesivo información de las pequeñas transacciones en efectivo de la fontanería de Paul:
- 1 de enero: El Petty Cash Fund está establecido en $ 500 con Heather Smith como custodio.
- 3 de enero: El custodio reembolsó a Deborah Wood $ 41 por gastos de combustible. El número de recibo es 22312.
- 9 de enero: Richard Roe pagó $ 49 por el combustible del camión de reparto. Heather Smith reembolsó el monto a cambio del recibo con el número 23330.
- 14 de enero: Rafal Bolinski compró sellos postales por $ 38.
- 16 de enero: Heather Smith compró suministros de oficina en Office Depot. Ella sacó $ 187 de la caja de seguridad. El número de recibo es 3397452.
En el documento de la Política Petty Cash, debemos indicar que el Fondo Petty Cash cuesta $ 500 con Heather Smith como custodio. Incluso debe firmar el documento para transferirle la responsabilidad del fondo de efectivo.
A posteriori de que Heather Smith firme el documento, el cajero le liberará $ 500. El contador asimismo debe hacer una entrada para transferir efectivo a la cuenta de Petty Cash:
Heather Smith siempre debe pedir recibos ayer de reembolsar cualquier cantidad a los empleados. A posteriori de reembolsarles el patrimonio, debe poner al día el registro de efectivo pequeño, como se presenta a continuación:
Heather Smith debería conciliar la cuenta de Petty Cash ayer de solicitar la reabastecimiento. Primero, debe poner al día el registro de efectivo pequeño y contar el efectivo restante en el interior de la caja de seguridad. Luego debería completar una hoja de conteo de efectivo para documentar el recuento de efectivo. Suponiendo que solo tenemos $ 185 disponibles, la hoja de conteo de efectivo debería encontrarse así:
Los $ 185 restantes disponibles es lo que queda del fondo de efectivo de $ 500 luego de los reembolsos.
Como Heather se está quedando sin efectivo, puede pedir reposición. Antaño de ir al cajero (o propietario), primero debe completar la parte inferior del registro de efectivo.
En nuestro ejemplo preliminar, pedimos $ 315 como reposición porque es la cantidad de recibos totales. Por lo tanto, la suma de todos los recibos más el saldo final debe ser igual al pequeño efectivo de $ 500.
En el momento en que se realiza la entrada, el custodio recibirá un cheque de $ 315 que se cobra y el patrimonio colocado en la caja de seguridad. En militar, hay un total de $ 500 en la caja de seguridad luego de la reposición.
El contador debe hacer las siguientes entradas:
Cómo hacer contabilidad en efectivo Petty usando QuickBooks Online
QuickBooks Online utiliza un formato de registro de efectivo Petty que es factible de usar y ayudar. Si planea que el custodio use QuickBooks en cadeneta, hay cuatro sencillos pasos a seguir:
Hacer clic “Contabilidad” en el menú adyacente izquierdo y luego elija “Expresivo de cuentas”.
Entrada a la tabla de cuentas en QuickBooks Online
En la parte superior derecha de la ventana, haga clic en el verde “NuevoBrote para crear una cuenta de en efectivo.
Aparecerá una ventana de mostrador adyacente donde pueda crear una nueva cuenta. Complete el formulario y no ingrese un saldo original. Haga clic en el retoño verde “Abstenerse” una vez que haya terminado.
Vuelve a la pantalla de la tabla de cuentas y exploración “Cuenta de patrimonio en efectivo. ” En el extremo derecho de la columna, haga clic “Ver registro“Para entrar a la caja registradora.
Una vez que aparezca el registro, haga clic en la flecha desplegable y elija “Depósito“.
- Tenedor: El beneficiario es el pequeño custodio en efectivo. En nuestra muestra preliminar, el pequeño custodio en efectivo es Heather Smith.
- Cuenta: Seleccione la cuenta corriente como la fuente de en efectivo.
- Memorándum: Si desea unir explicaciones a la entrada, puede insertarlas en el campo Memo. En nuestra muestra, colocamos “Custodio de Efectivo Petty” para dejar en claro que depositamos efectivo al custodio.
- Cantidad depositada: Ingrese el saldo del fondo de efectivo Petty basado en la política.
A posteriori de ingresar todos los gastos, es hora de registrar el reabastecimiento. Primero, haga clic en “Amplificar depósito“Luego complete toda la información requerida. Actualmente, tenemos $ 185 en nuestra cuenta de en efectivo. Heather necesita un reembolso de $ 315 para devolver el saldo de efectivo en $ 500.
Una vez que golpeas el verde Guardar Brote, el saldo de la cuenta de Petty Cash debe ser de $ 500 nuevamente.
Errores de efectivo menores comunes para evitar
La mandato de un fondo de efectivo pequeño puede parecer simple, pero los pequeños errores pueden conducir a mayores discrepancias financieras con el tiempo. Es importante manejar el patrimonio en efectivo con el mismo cuidado y estructura que las finanzas comerciales más grandes. A continuación se muestran algunos errores de efectivo comunes para tener en cuenta:
1. Mantenimiento del recibo no organizado
No poner en cobro o ayudar los recibos es uno de los problemas más comunes. Sin la documentación adecuada, se hace difícil probar o evidenciar los gastos, lo que lleva a errores contables o fraude potencial.
2. Rezagándose en el seguimiento de gastos
Retrasar las entradas de registro causa discrepancias entre el efectivo positivo apto y los saldos registrados. Siempre actualice el registro de efectivo pequeño inmediatamente luego de cada transacción.
3. Mezcla de gastos personales y comerciales
El uso de patrimonio en efectivo para compras personales, incluso temporalmente, es un paso en fingido agonizante. Compromina la transparencia financiera y puede violar las políticas de la compañía.
4. No asignar un custodio
Sin un custodio de caja pequeño claramente designado, la responsabilidad se pierde. Una sola persona debe ser responsable de llevar la batuta, desembolsar y conciliar el patrimonio en efectivo.
5. No reconciliar de forma consistente
Descuidar conciliar regularmente el registro de efectivo pequeño puede permitir que los pequeños errores se acumulen, potencialmente ocultar el robo o la mala mandato.
6. No establecer límites o políticas
Sin políticas claras (por ejemplo, monto mayor por transacción, tipos de gastos permitidos), los empleados pueden mal uso de fondos o solicitar reembolsos inapropiados.
7. No se repone rápidamente
No estar en efectivo sin un plan para reponer puede retrasar las compras necesarias o crear brechas en los registros financieros.
Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)
La cantidad ideal de en efectivo pequeño depende del tamaño y las deposición de la ordenamiento, pero generalmente varía de $ 100 a $ 500. Debería ser suficiente para cubrir pequeños gastos de rutina sin ser excesivos.
El patrimonio en efectivo debe conciliarse al menos una vez al mes para certificar la precisión y evitar el mal uso. Se recomienda una reconciliación más frecuente, como semanal o quincenal, para niveles de actividad más altos.
Petty Cash se puede utilizar para reembolsos de empleados pequeños, pero los reembolsos más grandes o recurrentes deben advenir por el proceso de crónica de gastos tipificado.
Final
Si planea usar el efectivo Petty para compras de pequeñas empresas, como franqueo y suministros de oficina, use el registro de efectivo Petty para realizar un seguimiento de sus transacciones. Prolongar registros cuidadosos de los gastos en efectivo será de gran ayuda cuando llegue el momento de conciliar la cuenta. El uso del software de contabilidad puede simplificar aún más la mandato de efectivo pequeño.
