En el mundo de los negocios de ritmo rápido de hoy, es tratable acaecer por suspensión la importancia de una recepcionista tradicional. Tantas tareas están automatizadas en estos días que algunos pueden pensar que una voz amistoso que contesta el teléfono es cosa del pasado. Sin retención, una recepcionista experta es mucho más que una voz en el otro extremo. En cualquier negocio, prócer o pequeño, son un engranaje optimista para que el negocio funcione y son la cara de su empresa, el primer punto de contacto con clientes y socios.
Los muchos sombreros de una recepcionista: mucho más de lo que parece
Aunque cobrar llamadas e invitados acogedores puede sonar simple, en la praxis, los recepcionistas realizan numerosas tareas que pueden implicar supervisar todo el flujo de comunicación e información en una ordenamiento. Echemos un vistazo más de cerca a algunas de las tareas secreto que caen bajo el dominio de la recepcionista:
Saludos y acogedores visitantes:
La tarea original que se prórroga que realice una recepcionista implica interactuar con cualquier persona que entra a la oficina y asegurándose de tener una buena impresión de la oficina. La recepcionista debe tener una posición de ser amistoso con los invitados, comprobar de que puedan encontrar a quién buscan o encontrar su camino cerca de donde necesitan ir y hacerlos cómodos durante su estancia.
Soporte funcionario:
Los secretarios a veces ayudan a los compañeros de trabajo con tareas como hacer citas, gobernar calendarios y ordenar papelería de oficina. Estas tareas pueden diferenciarse dependiendo de si la ordenamiento es prócer o pequeña o requiere una intervención constante para que otros realicen ciertas acciones.
Servicios de correo y transporte:
Los recepcionistas además tienen que clasificar y distribuir el correo entrante y saliente, organizar las entregas por correos y servicios posteriores, y asegurar la administración del tiempo adecuada para cobrar y expedir correo.
Proseguir la ordenamiento de la oficina:
Adicionalmente, es importante que una recepcionista tenga una buena posición y fuertes habilidades organizativas. Él o ella debe presentar correctamente documentos y programar citas, entre otras cosas. Estos incluyen la aseo y el lavado del campo de acción de recibo, organizar la documentación y los archivos, y comprobar de que las papelerías estén adecuadamente reponidas.
Seguridad:
En este sentido, los recepcionistas desempeñan un gran deber con respecto a la seguridad, ya que son responsables de controlar la entrada al edificio y evitar el comunicación no calificado a ciertas partes de las instalaciones. Esto puede incluir supervisar las claves, documentar la información de los invitados o incluso ayudar con las cámaras de seguridad.
Servicio al cliente:
En la descripción del trabajo de una recepcionista, el rendimiento de la entrega del servicio al cliente es su núcleo. Esto incluye el servicio ejecutante de contestadores de teléfonos y consultas del personal, abordando las quejas profesionales y cortemulinamente, y más para crear impresiones favorables para los clientes y otros en la empresa.
Proyectos especiales:
Al igual que con cualquier ocupación, la recepcionista puede tener tareas o responsabilidades especiales de vez en cuando, como eventos de oficina, manuales de oficina y manuales, y marketing, todo en los que participan cuando trabajan como recepcionista. Esta posición, flexibilidad, disposición y preparación para realizar una innumerable tareas hace que una recepcionista sea eficaz.
Habilidades esenciales para el éxito: ¿Qué hace que una gran recepcionista?
Conveniente a la amplia abanico de tareas que los recepcionistas pueden ser requeridos para realizar, algunas habilidades evidentes son críticas para el éxito en esta posición. Mientras que estas competencias técnicas se pueden apropiarse a través del formación, muchos factores de éxito secreto son los rasgos de personalidad y las habilidades interpersonales. Estas son algunas de las habilidades secreto que cada recepcionista debe poseer:
Habilidades de comunicación:
Una recepcionista debe demostrar fuertes habilidades de comunicación, ya que deben transmitir información en persona y por escrito. Esto incluye ser cortés pero comercial cuando se comunica por teléfono, cara a cara y correos electrónicos.
Habilidades interpersonales:
Los recepcionistas además deben poseer una buena comunicación, relaciones con los clientes y habilidades interpersonales para interactuar con sus clientes, compañeros de trabajo y otros. Esto incluye ser amistoso y cariñoso y capaz de resolver problemas críticos sin disgustarse o incomodar o usar un jerga duro.
Habilidades de ordenamiento:
Un requisito popular para una recepcionista es la ordenamiento ya que la persona debe poder gobernar múltiples tareas. Esto implica la administración de archivos, la administración del tiempo y la orden del entorno de la oficina.
Habilidades de resolución de problemas:
A veces, los recepcionistas tienen que manejar situaciones que nunca descubrieron que tendrían que manejar. Tal vez conveniente a su honestidad, encuentran la mejor decisión. Si implica un armonía personal difícil, como tener que replicar a un cliente ofendido o cambios de producción en el software, la cantidad de tiempo dada a corto plazo es crítica.
Habilidades tecnológicas:
Los recepcionistas modernos deben conocer primero y principalmente las computadoras y otros equipos utilizados para realizar funciones de oficina. Esto es indiscutible porque varios aspectos definen la competencia que deberían poder cubrir de modo eficaz y efectiva.
Habilidades de servicio al cliente:
Al igual que cualquier otro puesto relacionado con el cliente, la responsabilidad de una recepcionista implica la entrega de servicios superiores de atención al cliente. Requiere el enfoque del cliente, donde el asesor siempre está interesado en lo que el cliente quiere y garantiza un armonía positivo.
Habilidades multitarea:
Esto se debe a que los recepcionistas generalmente están involucrados en una serie de tareas interiormente del puesto de trabajo que tienen que realizar simultáneamente. Estos pueden incluir replicar llamadas telefónicas, dar la bienvenida a personas y estar a cargo del trabajo de la oficina.
Profesionalismo:
Esto se debe a que una recepcionista tiene la tarea de replicar las llamadas telefónicas de la ordenamiento y debe ser educado y adecuadamente vestido. Esto significa lavarse y vestirse apropiadamente al normalizado de la ordenamiento desentenderse de usar jerga de desidia o ser descarado con compañeros de trabajo o clientes.
Optimización de su campo de acción de recibo: crear un espacio agradable
El vestíbulo es la visión original de su negocio por parte de sus visitantes. En muchos sentidos, es crucial diseñar una entorno en la que las personas se sientan cómodas trabajando, pero simultáneamente se sienten un bullicio de trabajo profesional conectado con la identidad de la compañía. Aquí hay algunos consejos para optimizar su campo de acción de recibo:
1. Mantenlo expedito y regular: Muchas compañías pierden clientes conveniente a las malas primeras impresiones, y una recibo limpia y organizada agrega valía a la imagen corporativa.
2. Asientos cómodos: Preste mucha atención a los arreglos de asientos en el centro; Esto eventualmente determinará las percepciones de los visitantes.
3. Escenografía profesional: Seleccione una entorno comercial que sea amistoso al fomentar la imagen de su empresa. Los acentos pueden ser pinturas, flores o cualquier otra forma de artículos acentuados colocados en la habitación.
4. Nociones de marca: Para el aspecto, es útil usar fundamentos de marca de su empresa en los colores, gráficos, letreros, etc. de su logotipo, para que las personas lo vean como hechas profesionalmente.
5. Material de recital: En este caso, es importante comprobar de que los huéspedes no se sientan frustrados al darles material para observar, como revistas o folletos firmes, mientras esperan.
6. Refrescos: Proporcionar bebidas como agua o café puede contribuir en gran medida a demostrar a las personas que está prestando atención a todas las señales visuales y asegurar que la oficina sea presentable para los visitantes.
Conclusión
Los recepcionistas son una maravilla oculta en la oficina porque actúan como el corazón de la oficina, suavizando las relaciones con los clientes y contribuyen a ganar los objetivos de la ordenamiento. Contratar a una recepcionista calificada puede remunerar múltiples dividendos en términos de beneficios, como una longevo eficiencia, mejores relaciones con los clientes y una mejor percepción de la empresa de los empleados. A pesar de que todo el mundo del trabajo cambia en el futuro, es probable que las funciones de la recepcionista se expandan y ocupen su puesto verdadero como parte integral de cualquier compañía exitosa.
