En la contabilidad, una cuenta de suspenso sirve como un ocasión de calma temporal para transacciones que no se pueden clasificar de inmediato. Ayuda a ordenar las discrepancias, como la desidia de información y los errores de matemáticas, hasta que se resuelvan los problemas. Cedido que se usa tanto para débitos como para créditos, no tiene un inmovilidad natural fijo: el saldo depende de la naturaleza de la transacción que calma ser clasificada.
Cuándo usar una cuenta de suspenso
Una cuenta de suspenso se usa como final procedimiento cuando tiene problemas para clasificar o clasificar las transacciones. Aquí hay algunos escenarios en los que se puede usar:
Pagos de clientes no identificados
Algunos clientes olvidan destinar consejos de remesas o prueba de suscripción cuando liquidan sus facturas. Cuando esto sucede, es inverosímil dar cuenta de los pagos sin entender de quién vienen.
Por ejemplo, el 1 de febrero, una pequeña experiencia de terapia recibe un suscripción de $ 500 sin nombre del cliente o número de elaboración. El contador no sabe quién pagó esta cantidad, que ya está en la cuenta bancaria.
El 15 de febrero, Jane Doe envió la confirmación de suscripción al negocio. El negocio ahora debe borrar la cuenta de suspenso y eliminar el saldo del saldo irresoluto de Jane Doe.
Transacciones parciales
A veces, las empresas reciben facturas incompletas o órdenes de importación, lo que no está claro cómo clasificar los gastos. En ocasión de retrasar la registro de las transacciones, el contador usa una cuenta de suspenso hasta que tenga la información faltante.
Para ilustrar, una empresa de construcción importación materiales de construcción por $ 10,000 el 1 de marzo. El proveedor entrega los materiales y una elaboración que enumera el costo total pero no descompone los gastos de vigas de madera, cemento y arma blanca. Sin estos detalles, el contador no puede asignar los costos a las categorías de gastos correctos.
El 10 de marzo, el proveedor envió una elaboración detallada que muestra $ 3,000 para madera, $ 1,000 para cemento y $ 6,000 para vigas de arma blanca. El contador ahora debe borrar la cuenta de suspenso a la luz de la información.
Deducciones desconocidas
Hay casos en los que ve deducciones en sus cuentas bancarias que no tienen detalles claros sobre cuáles son. Cuando te encuentras, es mejor registrarlos en una cuenta de suspenso mientras investiga.
Por ejemplo, el contador de una empresa de marketing notó una deducción de $ 1,500 en los registros bancarios etiquetados como “suscripción con plástico de crédito” con plazo del 29 de mayo. Al efectuar los registros, no hubo deducción. Mientras tanto, el contador lo registra en la cuenta de suspenso.
A posteriori de investigar, el contador descubre que la deducción fue el acuerdo de AutodeBIT recientemente suficiente realizado con el porción para el saldo irresoluto de su plástico de crédito comercial. La entrada debería estar así:
Las mejores prácticas en el uso de una cuenta de suspenso
No es ilegal o poco ético usar una cuenta de suspenso, que es una utensilio que permite a los tenedores enfrentarse las discrepancias que no se pueden solucionar de inmediato. Para ayudarlo a maximizar su uso, aquí hay algunas mejores prácticas.
✅ Conciliar antiguamente del final del mes.
Le recomiendo que concilie su cuenta de suspenso antiguamente del final del mes para que los estados financieros mensuales no tengan transacciones no categorizadas. Es mejor si comienza a conciliar de 10 a 15 días antiguamente de informar mensualmente, considerando cuánto tiempo llevará resolver las discrepancias. Haga un seguimiento con los clientes o las partes responsables sobre documentos faltantes e información para una resolución más rápida de las transacciones pendientes.
✅ Establezca un período de mantenimiento mayor.
A veces, no todas las transacciones en la cuenta de suspenso se pueden resolver antiguamente del final del mes, y puede sobrellevar más tiempo que eso conciliar. Eso es totalmente aceptable siempre que tenga un período de mantenimiento mayor. No hay un número mágico aquí, y tendrías que observar con qué frecuencia la cuenta de suspenso se usa para transacciones cuestionables o incompletas.
Un período de retención seguro sería de 30 días para que los artículos de la cuenta de suspenso no permanezcan allí por más de un mes. Si una transacción en particular pasa por el período mayor de retención, es mejor investigarla y resolverla de inmediato.
✅ Use la cuenta como una posibilidad temporal.
Digamos que su contable está elaborando informes mensuales para mañana, y de repente, una transacción sin detalles de dónde o de quién morapio aparece. En ocasión de soltar todo y resolver el problema, el contador puede volcar esta transacción en la cuenta de suspenso y continuar completando los informes mensuales. De esa guisa, la transacción ya está en su radar y en la reconciliación irresoluto.
Cuando se presentan los informes, el contador debe retornar a revistar la transacción ambigua e intentar encontrar una posibilidad. Por lo tanto, una cuenta de suspenso es solo una posibilidad temporal, especialmente si la cantidad no es lo suficientemente material como para afectar la toma de decisiones.
Sin incautación, si los instrumentos en la cuenta son una ocurrencia popular en su sistema de contabilidad, existe un problema o ineficiencia subyacente. Es mejor enfrentarse esos problemas que seguir usando la cuenta de suspenso.
✅ Rastree las transacciones que siempre terminan en la cuenta.
Monitorear las transacciones recurrentes que aterrizan constantemente en la cuenta de suspenso pueden ayudar a identificar patrones y organizar futuras clasificaciones erróneas. Cree una inventario de tipos de transacciones comunes, como pagos no identificados del cliente, discrepancias de conciliación bancaria o facturas parciales, y luego investigue por qué permanecen sin resolver.
A posteriori de eso, modifique el sistema para que estas transacciones comunes no vuelvan a terminar en la cuenta. De esta guisa, todas las transacciones son examinadas y revisadas antiguamente de ingresar al sistema de contabilidad.
✅ Delegar responsabilidad sobre la cuenta.
Asigne un miembro del equipo para efectuar y conciliar la cuenta de suspenso. Deben revisar la cuenta semanalmente, rastrear instrumentos no resueltos utilizando un crónica de envejecimiento y priorizar los saldos de compensación interiormente del mismo período contable. Igualmente es una buena experiencia impedir el acercamiento a la cuenta a la persona responsable de administrarla.
Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)
Una cuenta de suspenso es una cuenta de retención temporal utilizada cuando una transacción no puede clasificarse de inmediato. Actúa como grabador de posición hasta que se obtenga la información necesaria para registrar la transacción correctamente. Ayuda a certificar que los registros financieros permanezcan equilibrados, mientras que se investigan las discrepancias, los detalles faltantes o los pagos poco claros.
Una cuenta de suspenso puede ser un activo o un pasivo, dependiendo del tipo de transacción. Si posee pagos o montos no identificados que eventualmente se clasificarán como activos o ingresos, se alcahuetería como un activo. Si posee deducciones desconocidas, pagos anticipados o montos que se convertirán en gastos o pasivos, se alcahuetería como un pasivo. Cedido que puede tener un saldo de débito o crédito, no tiene una clasificación fija.
Una cuenta de suspenso es temporal y se usa para sostener transacciones no clasificadas o poco claras hasta que puedan clasificarse correctamente. Por el contrario, una cuenta de control es una cuenta de síntesis permanente que consolida información detallada de los libros de contabilidad subsidiarios, como A/R o A/P. Si perfectamente se sedimento una cuenta de suspenso tan pronto como se resuelve el problema, se mantiene continuamente una cuenta de control para proporcionar una visión genérico de categorías financieras específicas.
Final
Use una cuenta de suspenso con moderación y aclare rápidamente para evitar declaraciones falsas financieras y dolores de habitante de auditoría. Rastree las transacciones que a menudo aterrizan allí, como pagos no identificados, desajustes bancarios y facturas parciales, y descubren por qué siguen apareciendo. Asigne a cualquiera que posea la cuenta, revise regularmente y resuelva instrumentos interiormente de un plazo establecido.
Limite el acercamiento para evitar el mal uso, documentar cada entrada y certificar que los departamentos proporcionen la información que necesita para clasificar las transacciones correctamente. El objetivo es encomendar en una cuenta de suspenso lo menos posible para que sus registros financieros se mantengan precisos y su proceso de cerrojo funcione sin problemas
