Qué startups se equivocan sobre el gasto de SaaS y Cloud, y cómo solucionarlo temprano

por Andrew Alex, fundador y CEO de EccideBase

Las herramientas SaaS y la infraestructura en la montón sientan las bases de la eficiencia operativa de cualquier startup y la capacidad de ascender, pero solo si se manejan correctamente. Desafortunadamente, como lo demuestran los datos, este con frecuencia no es el caso. De hecho, todo lo contrario: la mayoría de las empresas gastan demasiado en sus SaaS y su montón sin siquiera darse cuenta.

Según el mensaje de la evaluación comparativa de la almohadilla de gastos, las empresas desperdician en promedio 10.5% de sus costos totales de SaaS y Cloudque de otro modo podría ser optimizado. Si correctamente puede sonar relativamente insignificante, estos gastos recurrentes suman y crean un tesina de ley anual sustancial.

Por ejemplo, el posterior mensaje reveló:

• SaaS y costos de nubes anuales alcanzan en lo alto a $ 444,875 para empresas muy grandes;
• El pago excesivo anual de la administración ineficiente de SaaS y las herramientas en la montón van tan stop como $ 79,660 para empresas con más de 500–2,000 empleados;
• El pago varía en todas las industrias, con las empresas minoristas que lideran SaaS & Cloud en $ 3.57 millones anuales, seguido de servicios financieros a $ 2.2 millones.

Este artículo desempaqueta dónde los fundadores y los CFO a menudo salen mal y cómo solucionarlo antiguamente de que explote el presupuesto.

La optimización de costos vale la pena solo posteriormente de ascender

Los líderes de inicio a menudo piensan que la optimización de costos solo debe abordarse una vez que la empresa ha crecido y los gastos son “lo suficientemente grandes como para importar”. Esta mentalidad a menudo lleva a los equipos a ignorar las ineficiencias en sus herramientas SaaS y el uso de la montón durante las primeras fases.

En verdad, las empresas de escalera activa son las que más necesitan la optimización de costos. Como sugieren los datos del mensaje, las empresas más pequeñas tienen costos SaaS y Cloud significativamente más altos por empleado, lo que indica altas ineficiencias. Al ignorarlos o retrasar las soluciones, las nuevas empresas arriesgan facturas fugitivas que pueden amenazar su pista, rentabilidad e incluso supervivencia.

Comúnmente, cuando una empresa escalera, puede negociar mejores tarifas con los proveedores, beneficiarse de los descuentos de comba y explotar las economías de escalera, que ayudan por completo a optimizar el pago por empleado. Sin secuestro, las empresas más pequeñas pueden gobernar los costos de SaaS de modo eficaz con varios principios avíos todavía.

Ellos incluyen:

• Cuidado con Shadow It – Revise el uso de SaaS trimestralmente para descubrir herramientas no utilizadas o duplicadas.
• Utilice descuentos en SaaS y Cloud. de proveedores de soluciones de administración de gastos
• Fortuna de tamaño correcto desde el primer día Al comenzar con las instancias viables más pequeñas y desempolvar solo cuando la utilización pasa constantemente umbrales.
• Construir revisiones de costos en la civilización mientras se asegura de que todas las herramientas nuevas lo pasen o la aprobación de finanzas.

El costo de SaaS es ajustado para todos

Es de sentido popular suponer que el precio de SaaS es fijo y ajustado para cada cliente. La triste verdad es que las estructuras de costos de SaaS a menudo carecen de transparencia, con tarifas ocultas, precios basados ​​en asientos poco claros y umbrales de uso vagos. Como resultado, dos compañías de tamaño similar pueden terminar pagando cantidades dramáticamente diferentes por el mismo software simplemente porque se negoció de modo más efectiva.

Los descuentos de proveedores, los términos del acuerdo e incluso los ciclos de facturación son en extremo negociables. Eventualmente, la verdad es que la equidad de costos de SaaS depende menos de lo que se publique y más en cuán eficientemente negocia y gestiona las relaciones de los proveedores.

Para fijar las mejores ofertas de SaaS, use los siguientes consejos:

• Negociar temprano o socio con expertos en administración de gastos para manejar las negociaciones por usted;
• Soluciones de remisión meticulosamente – Compare las cotizaciones de proveedores con las tasas de mercado para detectar el sobrealimentación;
• Tiempo tus renovacionestransmitido que los proveedores a menudo dan mayores descuentos a fin de cuarto o año.

Escalable significa clasificar el costo

Muchos ejecutivos de inicio piensan de esta modo: si la casa es técnicamente escalable, los costos todavía se escalarán sin problemas. Sin secuestro, en verdad, muchas tecnologías se vuelven improporcionalmente costosas a medida que crece el uso.

Entre las razones de gastos de pago excesivo, un hecho sometido es que muchas tecnologías se vuelven improporcionalmente costosas a medida que crece el uso. Por ejemplo, las plataformas sin servidor o las API de terceros pueden hacer que los costos se disparen durante la escalera. Lo mismo sucede con las tarifas de salida de la montón desde el movimiento de grandes conjuntos de datos a través de regiones, herramientas SaaS que cobran por asiento o por transacción, y cargas de trabajo de formación forzoso que requieren costosos grupos de GPU. Lo que parece asequible a bajo comba a menudo se vuelve insostenible a escalera.

Esta fue una advertencia aprendida de la modo difícil por una startup que casi fue asesinada por una preparación de AWS de $ 12,000. Lo que parecía asequible a pequeña escalera, explotó en costo cuando un cliente solicitó el investigación de imágenes, seguido de un aumento repentino de más de 600,000 imágenes y conduciendo su preparación mensual de ~ $ 340 a $ 12,847.

Para mitigar tales errores potenciales, asegúrese de que estén las siguientes prácticas:

• Pronósticos de costos de ejecución y modele cómo pueden crecer con la escalera de legatario o de datos;
• Usar enfoques híbridos, como mezclar sin servidor para cargas de trabajo impredecibles con instancias reservadas para cargas de estado estabilizado;
• Revisar la casa cada 3 a 6 meses Para reevaluar la escalabilidad de costos mientras evolucionan el producto y el uso.

“Notaremos si los costos se salen de control …”

Uno de los conceptos erróneos más comunes radica en la creencia de que aumentará los costos de SaaS o la montón será obvio. En verdad, las empresas pierden miles anuales por licencias no utilizadas o cargas de trabajo olvidadas que siguen la facturación invisible.

Del mismo modo, los costos de la montón a menudo pueden en helicoidal, incluso de supervisión aparentemente pequeña: los casos comunes incluyen el sobrevisión para el tráfico mayor, entornos de prueba olvidados, costosas instancias de GPU que se ejecutaron o autoscalización fugitiva sin límites.

Tome el impactante ejemplo de una startup que quemó $ 450,000 en GCP a través del mal uso de API en solo 45 días. Su esencia de API de Google Cloud se vio comprometida y se usó para realizar cargas de trabajo de traducción automatizada masiva, todo sin su conocimiento.

Para evitar situaciones como esta, a Dios gracias hay varias maneras, que incluyen:

• Establecer alertas de facturación con umbrales que desencadenan notificaciones si se gastan picos;
• Practica cheques diarios y semanales con una persona dedicada pegado con herramientas de monitoreo automatizadas como Datadog o CloudHealth;
• Hacer cumplir los límites duros en llamadas de API, cargas de trabajo o presupuestos para detener automáticamente los cargos desbocados tan pronto como ocurran;
• Automatizar monitoreo Herramientas como Datadog, CloudHealth u otros.

La facturación mensual garantiza la flexibilidad

Algunas nuevas empresas prefieren la facturación anual mensual porque evita grandes pagos iniciales y reduce el compromiso financiero. Para las empresas de etapas iniciales que aún experimentan con su pila tecnológica, esto puede sentirse más seguro que estar encerrado en un acuerdo a dilatado plazo. Sin secuestro, la compensación es que la facturación mensual a menudo se vuelve significativamente más costosa.

Estadísticamente, las nuevas empresas terminan pagando hasta un 65% más a dilatado plazo, hacienda que de otro modo podría estilarse para iniciativas más estratégicas o extender su pista.

Para evitar desgastar en exceso en la facturación mensual, siga estos principios:

• Cálculo de flexibilidad con ahorros: Mediante el uso de la facturación mensual solo para herramientas que está probando actualmente;
• Compras de paquetes en todos los equipos desbloquear descuentos de comba;
• Negociar contratos anuales con cláusulas de salvedadtransmitido que algunos proveedores permiten la terminación temprana, combinando flexibilidad con descuentos.

Conclusión

SaaS y el pago en la montón no tienen que estar fuera de control. La optimización de costos susodicho se convierte en parte de la civilización, los fundadores menos probables son contraponer facturas fugitivas que amenazan el crecimiento.

Si las nuevas empresas incrustan la conciencia de los costos en su civilización desde el primer día, aprovechan las herramientas de administración de gastos y negocian de modo proactiva con los proveedores, pueden convertir el pago en la montón y SaaS de un peligro financiero en un habilitador de crecimiento desde el principio.

Andrew Alex es el fundador y CEO de ExpaseBase, un fintech respaldado por Google que ayuda a las empresas a optimizar SaaS y los costos de la montón. Tendencias tecnológicas con fluidez y un evangelista TED, aconseja regularmente nuevas empresas y líderes financieros sobre la eficiencia de rentabilidad, las negociaciones de los proveedores y la escalera de modo sostenible.

Relacionado