El depósito directo es una forma segura y apto de respaldar a los empleados transfiriendo electrónicamente los salarios a sus cuentas bancarias. Esto elimina la carestia de cheques en papel y garantiza pagos oportunos. Si se pregunta cómo establecer un depósito directo para los empleados, esta tutela lo guiará a través del proceso, incluidos los requisitos legales, los costos y los consejos de alternativa de problemas.
Los pasos para configurar el depósito directo de los empleados son los siguientes:
- Verifique los requisitos legales
- Elija un proveedor de depósitos directos
- Determinar los costos de depósito directo
- Configurar el servicio
- Obtener autorización e información bancaria
- Identificar el horario de cuota
Para procesar el depósito directo para los empleados, deberá obtener la autorización firmada de sus trabajadores. Puede utilizar nuestra plantilla de formulario de autorización de depósito directo sin cargo para cobrar el consentimiento de los empleados y los detalles bancarios de modo apto. Para personalizar el formulario, descárguelo en Word o Google Docs.
¡Gracias por descargar!
Paso 1: Verifique los requisitos legales
Aunque el depósito directo es la forma más popular de respaldar a sus empleados, a sus trabajadores aún deben nominar que se les pague mediante depósito directo. Muchos estados tienen sus propias regulaciones sobre cómo puede respaldar a sus trabajadores y si puede o no exigir o no pagos electrónicos para su equipo.
Para obtener información más detallada sobre los mandatos de su estado en torno a los depósitos directos, consulte nuestro Directorio de salario estatal para obtener un casquivana ataque a todas las guías de salario de nuestros estados.
Paso 2: elija un proveedor de depósitos directos
Las dos formas populares de establecer depósito directo para los empleados son a través de su mesa y con su software de salario. Muchos sistemas de salario ofrecen esta función y pueden procesar automáticamente los pagos de los empleados como depósitos directos. Igualmente hay algunos servicios de posibles humanos y software con capacidades de salario que pueden proporcionar servicios de depósito directo.
No importa qué opción elija, su mesa es el que transfiere los fondos. Si no trabaja directamente con su mesa, deberá compartir la información de su cuenta bancaria con el software o el proveedor de servicios para configurar depósitos directos.
Paso 3: Determinar los costos de depósito directo
Al agenciárselas un proveedor, una de las preguntas que probablemente se haga es: “¿Cuánto cuesta el depósito directo?” Si correctamente la mayoría de los proveedores de software de salario ofrecen esto como un servicio sin cargo o lo incluyen en su paquete unificado, algunos tienen tarifas de complemento para procesar depósitos directos de los empleados.
Las tarifas varían según el proveedor, pero si planea trabajar directamente con un mesa, es posible que deba respaldar una tarifa de configuración de hasta $ 150. Algunas instituciones financieras asimismo cobran tarifas de transacción, que generalmente duran de $ 1 a $ 2 por transacción individual.
Encima, en el caso poco probable de que la cuenta bancaria de su empresa no tenga fondos suficientes para respaldar a los empleados y ya envió la instrucción de cuota de depósito directo, deberá respaldar una tarifa de artículo devuelta o una tarifa de fondos no seguros (NSF). Esto puede costar hasta $ 50 por artículo, dependiendo del proveedor.
Paso 4: Configure el servicio
Una vez que haya decidido su servicio de depósito directo, debe informarle los pasos que debe tomar para configurar su depósito directo. Recuerde que puede transigir de unos días a una semana tener todo en su circunstancia. Es importante establecer expectativas realistas con su equipo para que sus empleados no esperen depósito directo con su próximo cheque de cuota si aún no es posible.
Haga clic en las pestañas a continuación para conocer los detalles de configurar depósitos directos a través de su mesa o con un proveedor de servicios de salario:
Paso 5: Obtenga la autorización de los empleados y la información bancaria
Necesitará consentimiento firmado para reunir los detalles de la cuenta bancaria de los trabajadores. Para resumir su información de modo más apto, use nuestra plantilla de formulario de depósito directo y distribuya a todos los empleados.
Parte de la información que necesitará de sus empleados para configurar sus depósitos directos adecuadamente incluyen:
- Número de enrutamiento bancario
- Número de cuenta bancaria
- Tipo de cuenta bancaria (corriente o economía)
- Nombre del mesa
- Número de seguro social
- Nombre completo del empleado o nombre permitido
- Dirección del empleado en la cuenta (para la demostración para evitar confusiones)
Para el consejo: Si tiene un sistema de posibles humanos o de salario con un portal de empleados, puede hacer que sus trabajadores completen su información a través del portal. Sin retención, asegúrese de tener ataque de datos completo, ya que algún software enmascarará datos confidenciales, como cuentas bancarias y números de seguro social (por ejemplo, **** *** ** 038).
Paso 6: Identifique el horario de cuota
Al establecer los depósitos directos de su empleado, elija un período de cuota regular que funcione mejor para su empresa y trabajadores. Esto es crucial para asegurar que su proceso de salario funcione sin problemas. Para ayudarlo a tomar esa valor, considere estos factores:
- Frecuencia del día de cuota: Determine con qué frecuencia necesita hacer salario. Los períodos salariales más comunes son mensuales, semimontestales (15 y 30/31) o quincenalmente. Los empleados quincenales generalmente obtienen 26 cheques de cuota al año en una cantidad levemente pequeño, mientras que semimonestamente obtienen 24 cheques de cuota a una cantidad levemente viejo.
- Procesamiento de tiempo de entrega: Considere el tiempo de entrega que su mesa o servicio de salario necesita para completar los depósitos directos. Encima, decida si necesita un tiempo de plazo más holgado para receso o fines de semana. Algunas empresas trasladan los días de cuota a una vencimiento susodicho para obtener depósitos el día hábil antiguamente de las receso o los fines de semana.
- Software financiero de la empresa: Los fondos deben estar disponibles para transferir a su cuenta bancaria de negocios antiguamente de que se puedan distribuir los cheques de cuota, así que asegúrese de que su horario funcione con el flujo de efectivo anticipado.
- Plazos para que los empleados envíen tarjetas de tiempo: Dé a sus trabajadores el tiempo suficiente para cursar las hojas de tiempo. Igualmente debe asignar poco de tiempo para revisar los datos y cursar la salario procesada para depósito directo.
- Expectativas de los empleados: Los empleados esperan cobrar su salario según el horario de salario. Si hay cambios correcto a las receso y otros factores, comuníquese claramente cuándo estarán disponibles los fondos de salario. Esta transparencia genera confianza y ayuda a los empleados a planificar mejor sus finanzas.
Posteriormente de que todo se haya configurado, es una buena idea hacer una ejecución de prueba de solo un centavo u otra cantidad de tokens. Pídale a los empleados que estén atentos a esto y que le haga asimilar si no lo han recibido en una vencimiento específica para que pueda rastrear cualquier error.
¿Cómo funcionan los depósitos directos?
Ahora que sabe cómo configurar el depósito directo como empleador, asimismo debe comprender cómo funciona. Los depósitos directos son un método de cuota de compensación automatizado (ACH) ampliamente utilizado que transfiere de forma segura los fondos a través de una red electrónica cifrada entre las instituciones bancarias del pagador y el beneficiario.
Para los depósitos directos de salario, usted o su regente de finanzas envían las instrucciones de cuota a su mesa los días de cuota. Luego, su mesa procesa la transacción, asimismo conocida como cuota electrónico de transferencia de fondos (EFT), transfiriendo los salarios directamente a las cuentas bancarias de sus empleados.
Beneficios de depósitos directos
Los depósitos directos ofrecen varios beneficios para usted y sus empleados.
- Conveniencia: Elimina la carestia de cheques físicos, viajes al mesa o esperando que lleguen cheques en papel por correo.
- Procesamiento de cuota optimizado: Los fondos se depositan automáticamente en la cuenta del destinatario en la vencimiento programada, lo que ayuda a eludir tiempo y mejorar los procesos.
- Seguridad mejorada: Los depósitos directos reducen el peligro de controles perdidos o robados, y el proceso de transferencia electrónica está mucho encriptado y protegido. Igualmente es menos susceptible al fraude en comparación con los controles en papel, ya que no hay documento físico que pueda ser sofocado.
- Fiabilidad: Con depósitos directos, puede fiarse en horarios de cuota consistentes y predecibles con pagos oportunos, independientemente de las receso o los fines de semana.
- Ahorros de costos: Reduce los costos asociados con la impresión y el remisión de cheques en papel, así como los gastos relacionados con el manejo de cheques devueltos o perdidos.
- Mantenimiento de registros mejorado: Los depósitos directos a menudo vienen con registros electrónicos detallados que hacen que sea más casquivana rastrear y conciliar las transacciones. Esto puede simplificar la administración financiera tanto para individuos como para empresas.
Errores de depósito directo: cómo evitar y solucionar problemas
Uno de los principales beneficios del depósito directo es que generalmente es oportuno y vacuo de errores siempre que ingrese la información de salario correcta. Sin retención, pueden ocurrir errores. Estos son algunos de los problemas más comunes que las personas experimentan con depósito directo y cómo manejarlos.
- Resolución:
- Verifique si usted y el empleado están mirando los mismos detalles de la cuenta bancaria (el empleado puede referirse a su corriente en circunstancia de una cuenta de ahorros).
- Si los fondos se enviaron a la cuenta incorrecta, trabaje con su mesa o proveedor de salario para rastrear dónde se ha depositado el hacienda y advertir al beneficiario afectado. Luego, solicite una inversión adentro de los cinco días hábiles.
- Considere emitir un cuota de cheque en papel de emergencia al empleado mientras la reversión procesa.
- Prevención:
- Requiere que los empleados incluyan cheques anulados o copias de los extractos bancarios que muestren detalles de la cuenta con sus formularios de autorización de depósito directo.
- Implemente un proceso de demostración dual donde dos miembros del personal de posibles humanos confirman la información de la cuenta bancaria de los empleados ingresada en el sistema.
- Para nuevas contrataciones o empleados que cambiaron los detalles de su cuenta bancaria, verifique la información realizando pequeños depósitos de prueba (hasta $ 1) antiguamente de procesar su salario.
- Resolución:
- Póngase en contacto con su mesa o proveedor de salario inmediatamente para rastrear el estado de cuota de depósito directo y determinar la causa del retraso.
- Solicite procesamiento acelerado si los fondos aún no han dejado su cuenta.
- Establezca un plan de comunicación claro para desempolvar a los empleados afectados.
- Proporcione a los empleados números de confirmación de transacciones, si están disponibles, y los tiempos de resolución esperados.
- Prevención:
- Ejecute la salario de tres a cuatro días hábiles antiguamente de los días de cuota para asegurar suficiente tiempo para procesar.
- Cree un cronograma de salario que tenga en cuenta las receso y los fines de semana, y ajuste los plazos de procesamiento de pagos durante estos períodos.
- Mantenga fondos adecuados en su cuenta bancaria de negocios en todo momento para evitar demoras directas de depósitos correcto a fondos insuficientes.
- Comunique los posibles retrasos (por ejemplo, tiempo de procesamiento más holgado correcto a los horarios de receso) a los empleados con mucha anticipación.
- Resolución:
- Verifique si se ha depositado la cantidad incorrecta y si hay un cuota excesivo o un cuota insuficiente.
- Procese pagos o correcciones adicionales tan pronto como se descubra el error. Es posible que deba ejecutar una salario fuera del ciclo si es necesario.
- Verifique las regulaciones estatales con respecto a los pagos excesivos antiguamente de deducir de futuros cheques de cuota. Igualmente debe cerciorarse de que el empleado reciba un salario reducido posteriormente de la corrección de la salario.
- Prevención:
- Cálculos de salario de doble demostración, especialmente para empleados con horas variables o pagos de comisión.
- Implemente un proceso de revisión para horas extras, bonos y deducciones para asegurar que los detalles correctos se capturen para el procesamiento de salarios.
- Ejecute informes de salario preliminares para la aprobación del regente de posibles humanos o del regente de salario antiguamente del procesamiento final.
- Use el software de salario con cheques de firmeza incorporados.
- Resolución:
- Verifique los pagos dobles y solicite una inversión de inmediato.
- Mensaje a los empleados afectados sobre el error y el proceso de reversión. Tenga en cuenta que las reglas NACHA requieren que la cantidad total se recupere en una transacción.
- Prevención:
- Registros de cuota de doble demostración antiguamente de procesar la salario para el período de cuota.
- Implemente cheques del sistema o use el software de salario que marca las transacciones de cuota duplicadas.
- Use números de identificación de lotes únicos para cada salario ejecutada para un seguimiento casquivana.
- Surtir registros claros de pagos completos.
Para todos los errores de depósito directo que encuentre, es crucial documentar el incidente y el proceso de corrección. Estos archivos servirán como sus registros de respaldo si el equipo de posibles humanos o finanzas realiza una auditoría de salario o verificaciones de manchas especiales o de cuota fuera del ciclo para posibles problemas y discrepancias.
Depósito directo Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)
Depende de dónde se encuentre su negocio. Algunos estados, como Texas, le permiten requerir depósitos directos, mientras que otros tienen requisitos específicos, como Alabama solo que lo permite para empleadores en el sector privado.
No, como empleador, no puede cobrar las tarifas de los empleados por procesar los pagos de depósito directo. Muchos estados asimismo tienen leyes que prohíben a los empleadores imponer tales tarifas.
Sí. Sus empleados pueden obtener pagos de depósito directo sin una cuenta bancaria utilizando una polímero de débito prepago. Solo necesitan proporcionarle la cuenta de la polímero y los números de enrutamiento para el procesamiento de salarios.
